Assistant de gestion H/F

Description Du Poste L’assistant de gestion exerce sous la responsabilité de l’animateur(trice) réseau et du directeur(trice) de la Fédération.

L’assistant de gestion participe à la qualité de la gestion administrative et technique des interventions de l’association auprès des différents publics.

Assure Une Mission Généraliste

• Assurer l’accueil physique et téléphonique
• Veiller à la qualité de l’environnement des lieux d’accueil (convivialité, confidentialité, accessibilité)
• Réaliser des opérations administratives en lien avec son domaine d’activité
• Assure des permanences au travers de la plateforme départementale des services le week-end et les jours fériés.

Gestion Administrative Du Personnel De L’association

• Assiste le président(e) de l’association dans l’accomplissement de sa mission.
• Constitue le dossier d’embauche (collecte des pièces administratives, déclaration unique d’embauche, édition du contrat de travail, convocation médecine du travail…)
• Assure le suivi du dossier des salariés durant toute l’exécution de leur contrat de travail (arrêt de travail, maternité, avenants…)
• Maintient à jour le registre unique du personnel
• Etablit le planning annuel des congés, après validation par les responsables de l’association
• Effectue la gestion administrative des sanctions disciplinaires préparées par le service RH fédéral
• Assure le suivi de la modulation du temps de travail
• Veille au respect des affichages obligatoires

Gestion des interventions à domicile (En collaboration étroite avec les responsables de l’association) :

• Participe au choix des intervenants
• Etablit le planning des salariés d’intervention dans le respect du droit du travail et des dispositions conventionnelles et veille à la continuité du service
• Veille à l’optimisation des moyens d’intervention mis en œuvre entre la demande d’intervention et l’offre proposée
• Edite et envoie les propositions de contrat de prestation
• Suit la prestation durant toute l’exécution du contrat de prestation
• Assure le suivi des interventions par télégestion
• Répond aux observations des clients
• Veille à l’application des procédures qualité, participe à l’amélioration continue de son service
• Effectue des visites à domicile et des présentations d’intervenantes

Gestion financière (En collaboration avec les responsables de l’association) :

• Participe au recouvrement des factures
• Effectue les enregistrements comptables

Missions Transverses

• Utiliser les principaux logiciels informatiques liés à son activité (main courante, logiciel de planification, mails…)
• Contribuer aux projets de développement ou d'évolution du service / de l'établissement
• Appliquer le cadre légal, réglementaire et conventionnel en lien avec l'emploi exercé
• Être acteur de la prévention de ses risques professionnels (ex : gestes et postures, psychosocial…)
• Rechercher des informations et veiller à leur actualisation

Profil recherché Compétences Techniques

• Maîtriser l’expression orale et écrite
• Utiliser avec aisance les outils bureautiques et digitaux
• Connaître l’organisation interne de la structure, ses circuits d’information, ses activités et ses partenaires
• Savoir présenter de façon complète son service et sa structure (offre de service et valeurs associatives)
• Traiter, transmettre et tenir à jour les informations (clients, salariés, bénévoles, partenaires…)
• Rendre compte de son activité, des dysfonctionnements et d'autres informations pertinentes

Compétences Sociales

• Adopter un positionnement professionnel adapté
• Faire preuve d’écoute, adapter sa communication en fonction des interlocuteurs
• Faciliter la relation entre publics accompagnés, proches aidants et intervenant(e)s
• Travailler en équipe, coordonner son action
• Comprendre, analyser et reformuler si besoin les demandes pour mieux les orienter

Compétences Organisationnelles

• Respecter les règles, procédures et méthodes qui régissent son activité
• Faire preuve d'initiative, être force de proposition et anticiper
• Faire preuve d'adaptation face à des situations imprévues ou complexes
• Avoir le sens de l’observation et de l’analyse
• Avoir le sens de l’organisation et définir les priorités
• Faire preuve d’autonomie, de rigueur et de méthode (ex: procéder à de l'auto-contrôle ...)
• Contribuer à la qualité du service rendu
• S’inscrire dans une démarche d’amélioration continue
• Agir en cohérence avec les orientations de la structure
• Faire preuve de polyvalence (diversité des missions exercées)