Assistant d'exploitation H/F

Service de rattachement : Exploitation

Hiérarchie : Directeur d’Exploitation

L’Assistant d’Exploitation assure le support administratif et opérationnel des équipes d’exploitation.

Il garantit la qualité des données, la bonne circulation des informations, la saisie des OT, la prise d’appels, la gestion documentaire et contribue au suivi des activités transport.

Il est un maillon essentiel entre les exploitants, les conducteurs, le quai, les clients et les services internes.

Missions principales

1. Saisie & gestion administrative des transports

• Saisir les Ordres de Transport (OT) dans le TMS.
• Contrôler et vérifier la conformité des données transmises par les exploitants.
• Gérer les dossiers transport : BL, CMR, documents frigo, retours papiers.
• Mettre à jour les tableaux de bord simples (suivi OT, anomalies, retours…).
• Vérifier les documents conducteurs (documents manquants, scans).

2. Support aux exploitants

• Assister les exploitants dans le traitement administratif des tournées.
• Préparer les dossiers de transport (CH, Frigo, Régio, ZL, Location).
• Transmettre les informations non critiques aux conducteurs (horaires, BL, adresses).
• Remonter les anomalies ou incohérences repérées dans les OT ou documents.

3. Standard & interface téléphonique

• Gérer les appels entrants (clients, conducteurs, partenaires).
• Filtrer, orienter et transmettre les informations aux bons interlocuteurs.
• Assurer un accueil téléphonique professionnel et réactif.

4. Coordination simple & informations terrain

• Faire le lien administratif entre :

o Exploitants

o Quai

o Atelier

o Conducteurs

o Clients

• Diffuser les documents ou consignes simples (OT, BL, codes portes…).
• Informer les exploitants des incidents clients/retours.

5. Archivage & gestion documentaire

• Classer, archiver et organiser les dossiers transport.
• Gérer les scans et mises à disposition des documents numériques.
• Participer à la préparation des audits internes ou clients.

6. Suivi qualité et conformité

• Vérifier la présence des documents obligatoires dans les dossiers (CMR, BL…).
• Traiter les erreurs de saisie simples.
• Signaler les anomalies aux exploitants.

7. Polyvalence inter-pôles

• Assurer un soutien ponctuel sur plusieurs pôles selon les besoins :

o ZL

o Frigo
Location

o Régio FR
Régio CH

• Contribuer à la continuité de service en cas d’absence ou de surcharge.

Formation et expérience :

· Bac à Bac+2 dans l’administratif, la gestion, le transport ou la logistique.

· Expérience similaire dans le transport appréciée mais non obligatoire.

Compétences techniques :

· Maîtrise d’Excel, Word, Outlook.

· À l’aise avec les TMS (formation interne assurée).

· Bonne compréhension du transport (formation interne possible).

Savoir-être :

· Rigueur et précision dans la saisie.

· Respect des délais et gestion des priorités.

· Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.

· Sens du service et bon relationnel.

· Esprit d’équipe et communication claire.

· Discrétion, fiabilité et comportement professionnel.

Horaires / rémunération :

• Travail en journée et en présentiel.
• Type d'emploi : CDI temps plein
• Lieu du poste : SAUSHEIM (68)

Nous défendons la diversité. Nous vivons et encourageons cette diversité indépendamment de l'origine sociale, de l'orientation sexuelle, des croyances religieuses, des handicaps physiques et psychiques, du sexe et de l’orientation sexuelle, de l'origine ethnique et de la nationalité ainsi que de l'âge. Nous valorisons toutes les formes de diversité, y compris celles qui ne sont pas explicitement mentionnées.

Nous offrons un salaire équitable et compétitif, déterminé en fonction de l’expérience, des compétences et des responsabilités liées au poste.

Lieu du poste : En présentiel