Assistant-e de direction F/H

L'assistant(e) de direction travaille au sein de la DRHS et de son équipe. Il/Elle assiste l'équipe
de direction pour faciliter la mise en œuvre de leurs missions,
prend en charge les tâches organisationnelles, recherche et transmet l'information, résout les
problèmes pratiques ou secondaires afin de faciliter le fonctionnement de l'équipe.
Rôle & Responsabilités
L'assistant(e) de direction pilote l'ensemble des activités de support contribuant au bon
fonctionnement de la Direction à laquelle elle est rattachée. Il/Elle est responsable des
missions suivantes :
Équipe de direction
 Gestion de l'agenda du Directeur et prise en charge des demandes externes de planification
de réunions
 Assistance à l'équipe managériale dans ses opérations quotidiennes
 Rédaction des lettres de nomination de l'équipe en liaison avec l'équipe RH.
 Collecte et diffusion des faits marquants de sa direction, conformément aux pratiques de
Safran et sous le contrôle du Directeur.
Par ailleurs, l'assistant(e) de direction organise et accompagne les réunions
hebdomadaires et mensuelles du Comité exécutif auquel elle est rattachée, rédige les
comptes rendus et gère le plan d'action et d'amélioration du département. À ce titre, il/elle
effectue un suivi périodique, suit l'avancement des actions et fournit des mises à jour
régulières de l'état d'avancement.
Opérations
 Gestion de l'ensemble du courrier du service : réception et distribution rapide,
gestion des courriers suivis via DHL, FedEx, etc.
 Mise à jour et diffusion de la présentation standard de l'organisation du service et des
présentations marketing internes et externes.
 Gestion de la liste actualisée du personnel de la Direction et création des listes de diffusion
correspondantes,
 Gestion de l'intégration des nouveaux membres de l'équipe sur le site, en liaison
avec les équipes RH et l'équipe informatique afin de faciliter leur organisation physique et
administrative.
 Gestion des événements internes et externes (séminaires, réunions, cérémonies de remise
de prix etc.).
 Accueil des visiteurs internes et externes.
 Gestion des voyages complexes et des demandes de visas.
 Gestion des mandats des filiales et signature des délégations au sein de l'équipe de
direction.
 Soutien à la mise en œuvre des actions de communication, y compris la logistique
associée : organisation d'événements internes à la
direction. Publication/mise à jour des pages liées à la Direction sur Insite
 Création des demandes d'achat pour la Direction dans l'outil dédié et gestion des réceptions
correspondantes notamment dans SAP.
 Assistance à l'administration des sites SharePoint.
Mais encore ? (avantages,
spécificités, …)
L'assistant(e) sera directement rattaché(e) au Directeur du département et apportera son
support aux managers de l'équipe.

Compétences et aptitudes en leadership
 Reconnu(e) pour votre accessibilité et votre réactivité, votre éthique et votre proactivité,
vous saurez anticiper ou alerter les managers sur les problèmes ou situations
nécessitant une attention particulière.
 Orienté(e) service et résolution de problèmes.
 Autonome et assertif(ve).
 Excellentes compétences en communication et relations interpersonnelles.
 Sens de l'organisation et rigueur.
Travaillant en collaboration, le/la candidat(e) devra être orienté(e) client et axé(e) sur le
service. Une forte capacité de travail et d'adaptation est essentielle. Ce poste exige discrétion
et un grand sens de la confidentialité.
Qualifications
 Niveau Bac + 2/3, formation en Administration du Personnel / Management / Assistanat
 5 à 7 ans d'expérience dans une fonction similaire
 Maîtrise du français et de l'anglais
 Connaissance des logiciels ERP (SAP, BAAN)
 Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office, notamment Outlook, Excel, Word et