Assistant Facilities Management H/F

Nous recherchons un Assistant Facilities Management H/F chargé d’assurer le support administratif du département Facilities et la coordination des collaborateurs, fournisseurs et prestataires intervenant sur un site industriel.

Organiser l’intégration des nouveaux collaborateurs et sous-traitants : création des comptes, badges, accès, matériel informatique et habilitations.

Assurer le suivi administratif des fournisseurs et prestataires : attestations, formations réglementaires, statuts FCO, badges et autorisations d’accès.

Gérer les commandes, devis, contrats et factures, en assurant le suivi des validations et en collaboration avec les services Comptabilité et Achats.

Suivre les éléments administratifs RH des collaborateurs : pointages, congés, RTT, notes de frais, travail de nuit/dimanche, astreintes et visites médicales.

Coordonner les réunions, formations, communications internes, fournitures de bureau ainsi que le courrier et les expéditions du département.

Traiter les demandes administratives et les anomalies en lien avec les équipes internes, les fournisseurs et les différents services.Maîtriser les outils bureautiques et être à l’aise avec les outils informatiques et logiciels de gestion.

Posséder une expérience en assistanat administratif, idéalement dans un environnement technique, industriel, logistique ou Facility Management.

Démontrer un excellent sens de l’organisation, de la rigueur et de la gestion des priorités.

Savoir coordonner plusieurs interlocuteurs et gérer simultanément différents dossiers dans le respect des délais.

Maîtriser l’anglais professionnel, à l’écrit comme à l’oral.