Assistant fonctionnel – Suivi de facturation et sourcing

Contexte

Le service en charge du pilotage des dépenses et du sourcing externe assure le suivi du recours aux prestations externes, depuis l’expression du besoin et la contractualisation jusqu’au suivi financier et au paiement des prestations. Dans le contexte du passage à la facturation électronique, la mission vise à fiabiliser le traitement des factures et le passage au réel des prestations dans l’outil EASY.

Mission

La ressource assure le suivi de la facturation des prestations externes et accompagne les utilisateurs dans le traitement de leurs factures et leur passage au réel dans EASY. Elle peut également apporter un appui au processus d’appel d’offres et au suivi des opérations dans l’outil d’achat.

Principales responsabilités

• Accompagner les IT Leaders dans le traitement de leurs factures

• Suivre les différentes étapes de traitement et de passage au réel des prestations

• Identifier les anomalies et les situations de blocage, puis contribuer à leur résolution avec les acteurs concernés

• Fiabiliser le passage au réel, sécuriser le suivi des dépenses et faciliter le paiement des factures dans les délais attendus

• Effectuer les relances nécessaires et accompagner les utilisateurs dans la résolution des difficultés rencontrées

• Apporter, en complément, un support à la gestion des appels d’offres et au suivi des opérations dans EASY

• Échanger avec les IT Leaders, les managers, les directions des achats et règlements ainsi que les représentants des sociétés externes

• Respecter strictement la confidentialité des données financières et contractuelles

Environnement technique

• Outil d’achat et de suivi : EASY

• Bureautique : Excel, Access, Word, PowerPoint

• Outils internes de pilotage

Compétences / Qualités indispensables :

Suivi de facturation et des dépenses, Gestion de processus et d’outils fonctionnels, Excel et outils bureautiques, Rigueur et capacité d’analyse, Communication et relance des parties prenantes, IVALUA.

Expérience

• Profil expérimenté, avec 3 à 7 ans d’expérience

• Expérience ou capacité à appréhender les processus et les outils

Compétences techniques

• Suivi de processus et gestion d’outils fonctionnels

• Maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel, Access, Word et PowerPoint

• Capacité à suivre la facturation, les dépenses et les appels d’offres

Compétences personnelles

• Autonomie, rigueur, capacité d’analyse et réactivité

• Sens du service et capacité à suivre et relancer différents acteurs

• Intelligence relationnelle et bonnes capacités de communication écrite et orale

• Respect de la confidentialité des informations financières et contractuelles