ASSISTANT - GESTIONNAIRE DE COPROPRIETES (H/F)

AGIGEST – Leader national de l’administration de biens immobiliers résidentiels

Mission En collaboration étroite avec les gestionnaires de copropriétés, vous participez à la gestion quotidienne d'un portefeuille d'immeubles et contribuez à garantir un service de qualité auprès de nos clients. Gestion administrative des copropriétés

• Préparer et organiser les Assemblées Générales (convocations, documents, planification).
• Rédiger et diffuser les procès-verbaux et assurer le suivi administratif des décisions prises.
• Gérer les courriers, emails et documents administratifs.
• Assurer la mise à jour et le suivi des dossiers de copropriétés.

Relation clients et suivi des demandes

• Être un interlocuteur privilégié des copropriétaires pour leurs demandes courantes.
• Assurer un accueil téléphonique et un suivi des échanges professionnels et réactifs.
• Traiter et suivre les demandes et réclamations en lien avec les gestionnaires.
• Veiller à la bonne circulation des informations entre les différents interlocuteurs.

Suivi administratif, technique et financier

• Assurer le suivi des interventions techniques et des prestataires.
• Participer au suivi des factures, commandes et contrats fournisseurs.
• Contribuer au suivi administratif des impayés en collaboration avec le service comptable.
• Accompagner les gestionnaires dans le suivi des dossiers et des actions à mener.

Coordination et travail d'équipe

• Collaborer étroitement avec les gestionnaires ainsi qu'avec les équipes comptables et techniques.
• Faciliter la coordination entre les différents services.
• Contribuer à la qualité du service client et au bon fonctionnement du pôle copropriété.

Profil

• Vous êtes idéalement titulaire d'un diplôme de niveau Bac à Bac+2 en gestion administrative, assistanat ou dans un domaine équivalent.
• Vous justifiez d'une expérience d'au moins 2 ans dans une fonction d'assistanat, idéalement acquise dans le secteur immobilier ou la gestion de copropriétés.
• Vous maîtrisez parfaitement le français et disposez d'une bonne connaissance de l'anglais. La maîtrise du luxembourgeois ou de toute autre langue constitue un atout supplémentaire.
• Vous maîtrisez les outils bureautiques MS Office. La connaissance des logiciels Crypto et/ou Sogis serait appréciée.
• Vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et autonome dans la gestion de vos missions.
• Vous possédez un excellent sens du service client et de réelles qualités relationnelles.
• Vous faites preuve de réactivité, d'initiative et savez anticiper les besoins et proposer des solutions adaptées.
• Vous appréciez le travail en équipe et savez communiquer avec professionnalisme auprès de différents interlocuteurs.
• Vous faites preuve de discrétion, de fiabilité et d'un réel sens des responsabilités.

Compétences Organisé(e)

rigoureu(se)

autonome