Assistant opérationnel H/F - CDD

Affectation et positionnement dans l’organisation

  Affecté au sein d’une Direction de Projet

  Poste placé sous l’autorité hiérarchique de la Directrice de Projet

Missions de la Direction de Projet

La Direction de projet intervient dans la partie métropolitaine du périmètre d’intervention, sur des projets d’importance stratégique pour l’établissement, concentrés géographiquement.

La Direction de projet prépare et met en œuvre les opérations d’aménagement sur son périmètre, à tous les stades d’avancement, du montage jusqu’à leur achèvement.

Elle repose sur le principe d’une équipe resserrée agissant en « chaîne courte », en lien direct avec la direction générale et les partenaires de l’établissement concernés par les projets.

La Direction de projet est susceptible de mettre en œuvre son intervention dans des cadres diversifiés : pour EpaMarne en opération d’initiative propre de l’EPA, ou dans le cadre d’une société publique locale d’aménagement d’intérêt national, société créée entre EpaMarne et des partenaires collectivités (Métropole du Grand Paris, Etablissement Public Territorial, Communes), agissant alors pour le compte d’un des actionnaires (mandat, traité de concession d’aménagement…).

La Direction de projet conduit, avec les collectivités et les administrations concernées, l’ensemble des procédures nécessaires à la mise en œuvre des opérations, en lien avec la Direction des Affaires Juridiques et Foncières (DAJF) qui pilote la procédure de Déclaration d’Utilité Publique.

Elle anime une ou plusieurs équipes projet, faisant appel à des ressources issues de directions métier expertes (direction technique, direction du développement, direction des affaires juridiques et foncières).

Elle est responsable du respect des coûts et des délais dans la réalisation des études et actions opérationnelles qu’elle pilote et gère la relation au quotidien avec les collectivités concernées, et avec les commanditaires. Elle travaille transversalement avec l’ensemble des directions métier et support.

Chaque direction de projet est constituée de :

       Un directeur de projet H/F

       Un ou plusieurs chefs de projet H/F

       Un ou plusieurs assistants opérationnels H/F (partagé avec d’autres directions de projet ou directions opérationnelles)

Elle s’appuie sur des ressources métiers issues des directions métier

Missions principales du poste

L’assistant opérationnel H/F est garant :

         De la bonne organisation des réunions pour les membres de la Direction de Projet et des équipes projet ;

         De l’accompagnement de la Directrice de Projet dans le management de la DP ;

         De la formalisation, du regroupement, suivi, contrôle et classement d’un certain nombre d’informations et de documents propres au montage, au pilotage et à l’exécution d’opérations d’aménagement (formalisation des marchés, suivi administratif des travaux, reporting divers…), en accompagnement des équipes projet (chef de projet, ingénieur…) de sa DO ;

         Le poste s’inscrit dans une logique de transversalité et peut conduire l’assistant(e) opérationnel(le) à intervenir auprès de différentes Directions Opérationnelles et/ou Directions de Projet, selon les besoins.

MISSIONS :

         ASSISTANCE ADMINISTRATIVE CLASSIQUE ET DE DIRECTION

  Préparer et organiser les réunions (réservation de salle, convocation, préparation des dossiers), accueil des visiteurs,

  Gérer l’agenda de la Directrice et de l’équipe opérationnelle

  Organiser le parcours d’acculturation des nouveaux arrivants

  Traiter le courrier entrant et sortant, suivi du chrono

  Rédiger, relire et mettre en forme des documents de communication écrite (courrier, compte-rendu, présentation),

  Regrouper les informations transmises par les membres de la Direction de Projet pour la préparation et le suivi des dossiers d’instances internes

  Organiser les déplacements, suivre les ordres de mission de la Direction de projet et les frais correspondants

  Gérer les indemnités kilométriques

  Gérer les commandes fournitures,

  Assurer le fonctionnement du processus de signature électronique de tous documents (courriers, notes CGeFi, OS, EXE, FF… liste non exhaustive)

  Assurer le classement électronique et papier de la documentation projet,

         ASSISTANCE DE PROJET

Assistance des équipes projet dans le processus d’achat, dans le cadre des procédures internes :

  Rédaction et transmission au service achat de la fiche de formalisation et du cahier des charges établi par le chargé d’affaire qui peut être le chef de projet ou l’ingénieur pour exemples

  Suivi en collaboration avec le chargé d’affaire de l’évolution de la consultation

  Traitement de la formalisation par saisie dans le logiciel financier (Sifow) et vérification du devis, sous contrôle du Directeur Opérationnel

  Création et suivi des demandes d’achat sous logiciel financier Sifow et le cas échéant, demande de transfert de budget sous le contrôle du chargé d’affaire ;

  Contribution à la rédaction des rapports d’analyse des offres (RAO) établis par le chargé d’affaire, en collaboration avec le service achat,

  Suivi des tableaux de marchés à lancer, en collaboration avec le service Achats

Phase d’exécution des projets :

  Réalisation des opérations administratives relatives à la vie des marchés travaux ou Prestations intellectuelles (OS, EXE, accompagnement des chefs de projets dans le suivi des factures, services faits, DI …)

  Préparation des PV de remise en gestion des ouvrages

  Traitement des demandes de remboursement dépôt de garantie

  Suivi des échéances promoteurs dans le cadre des procédures de mise à l’habitation.

  Suivi des conventions de financement (subventions) : mise en signature, enregistrement, classement, avec le service financier.

De façon générale sur les projets :

  Selon les projets, suivi des appels de fonds pour les missions de MOD et subventions en interface avec le SF et AC,

  Contribuer à la mise à jour des outils de pilotage (fiche prestataires et interlocuteur par opération et coordonnées …)Profil & qualités requises

Profil : Issu(e) d’une formation bac+2 avec une expérience significative d’au moins 2 ans dans le domaine de l’assistanat opérationnel.

Une connaissance des procédures de marchés publics, du logiciel Gesprojet ainsi que du métier de l’aménagement serait un plus.

Qualités requises : Savoir-faire et savoir-être requis :

       Maîtrise des outils informatiques et bureautiques,

       Bonnes qualités rédactionnelles et orthographiques

       Maîtrise des techniques et méthodes de classement,

       Aptitude et goût au travail d’équipe,

       Bonnes capacités à gérer les priorités et à s’organiser,

       Réactivité et souplesse,

       Bon relationnel1 – Réception et étude des candidatures
Réception et analyse des CV par le Service des Ressources Humaines.

2 – Préqualification téléphonique
Réalisation d’une préqualification téléphonique par le SRH.

3 – Premier entretien
Entretien en présentiel et/ou en visio avec la responsable hiérarchique.

4 – Entretien RH
Entretien en présentiel et/ou en visio avec les Ressources Humaines.