Assistant PMO Digitale Factory

Contexte

Assister le Directeur de la digitale factory dans la préparation, l’animation et le suivi des activités opérationnelles de la Nouvelle Plateforme Digitale, notamment l’organisation d’ateliers de travail, la coordination des parties prenantes et la gestion des tâches administratives associées.

Missions

• Support administratif Directeur Digitale Factory

  • Préparation des supports de réunions (comités, ateliers, COPIL…)
  • Rédaction de comptes rendus et diffusion (sur base IA)
  • Suivi des actions et relances des contributeurs
  • Mise en forme de documents (présentations, notes, synthèses)
  • Organisation logistique des réunions et ateliers

• Animation & co-animation d’ateliers

  • Préparation des ateliers (ordre du jour, supports, participants)
  • Co-animation avec le Directeur de la digitale factory (recueil des besoins, cadrage, décisions)
  • Structuration des échanges et formalisation des résultats
  • Production de livrables (roadmaps, plans d’actions, synthèses)
  • Suivi des décisions et des actions post-ateliers

• Coordination & suivi opérationnel

  • Suivi des plans d’actions NPD
  • Coordination entre équipes IT et métiers
  • Mise à jour des outils de pilotage (JIRA/Confluence)
  • Contribution à l’amélioration des processus internes
  • Suivi des indicateurs et reporting

• Suivi budgétaire

  • Suivi des factures fournisseurs et des temps passés (internes et externes)
  • Alimentation / tenue à jour des outils de suivi des projets et des budgets
  • Relance des contributeurs pour la saisie des temps passés
  • Mise à jour des prévisions budgétaires

Objectifs du poste

• Fluidifier l’organisation de la Digitale factory
• Améliorer l’efficacité des ateliers de travail
• Assurer le suivi des décisions et actions
• Libérer du temps du directeur de la digitale factory sur l’opérationnel

1. Volontaire et proactif(ve)
2. Énergique et dynamique
3. Curieux(se) avec forte capacité d’apprentissage
4. Tenace et orienté(e) résultats
5. Résilient(e) face aux priorités changeantes
6. Excellent relationnel
7. Sens de l’organisation élevé
8. Maîtrise de la suite Microsoft Office (PowerPoint, Excel, Word, Outlook)
9. Maîtrise de Jira et Confluence
10. Bonne capacité rédactionnelle
11. Animation de réunions / ateliers
12. Structuration de plans d’actions
13. Reporting et suivi opérationnel
14. Expérience en environnement Digital (Ecommerce idéalement)
15. Culture projet / PMO
16. Méthodes Agile / Scrum
17. Notions IT (applications, infrastructure, projets)
18. Outils collaboratifs (Teams, Figma, Miro, Confluence…)
19. 2 à 5 ans dans un rôle similaire (Assistant DSI, PMO, Coordinateur projet) ou profil junior très structuré et motivé