ASSISTANT POLYVALENTE SERVICE À LA POPULATION ET SERVICES TECHNIQUES (H/F)

À propos du poste
Assurer le suivi administratif de missions transversales de la collectivité : commission travaux, astreintes des agents et des élus, demandes de subventions et préparation des délibérations du conseil municipal. Participer également à la continuité du service en apportant un renfort ponctuel à l’accueil, à l’urbanisme et à la vie locale.

Missions / conditions d'exercice

1. GESTION DE LA COMMISSION TRAVAUX :

• Assurer l'organisation de la commission travaux et le suivi de la commission travaux.
• Elaboration et suivi budgétaire de la commission travaux, demande de devis divers.
• Elaboration et suivi des demandes de subventions.
• Elaboration des arrêtés de voierie, des arrêtés d’occupation du domaine public et d’une manière générale de tout courrier ou document en lien avec des travaux dans la commune ( DICT partie administrative)
• Suivi des différents contrats de maintenance et des contrats ERP de la collectivité en lien avec la secrétaire au services techniques.

2. URBANISME : (En continuité de service aide ponctuelle- remplacement au service urbanisme)

• Assurer le secrétariat des dossiers ADS.
• Enregistrement, établissement et reprographie des dossiers, envoi des consultations, courriers et décisions, affichage.
• Suivi des taxes d'urbanisme, classement, archivage, assurer la gestion des DIA et CU de simple information.
• Assiste les élus dans les tâches courantes (forêt- voierie- bâtiments- réseaux).
• Transmission et suivi des demandes de travaux relatifs aux bâtiments publics
• (SPO – cure – écoles – ST)
• Accueil physique et téléphonique du public : recueil des plaintes, transmission aux élus, traitement du dossier.
• Etablissement de tableaux de bord en lien avec les dépenses énergétiques de la collectivité.
• Suivi des groupements de commande gérés par le SDES.
• Suivi des historiques et dysfonctionnements des alarmes.
• Réalisation du document unique et suivi des mises à jour.
• Gestion des sinistres.

3. RESSOURCES HUMAINES :

• Elaboration du tableau d’astreinte des agents des services techniques. Mise à jour sur Octime des astreintes.
• Suivi des formations et habilitations des agents du service technique.

4. ACCUEIL :

• Remplacement de l’agent titulaire du poste le mercredi après-midi et vacances de l’agent, et en fonction de la fréquentation du service : Etat civil, services à la population, gestion du courrier.
• Accueillir et orienter le public et gérer les formalités administratives courantes.
• Gestion des inscriptions cantine- services périscolaires.
• Aide à la préparation matérielle des élections.
• Veille juridique.

5. ASSEMBLEES :

• Aide à la préparation des délibérations et procès verbaux et présence lors des soirées électorales.

6. VIE LOCALE :
   (En continuité de service aide ponctuelle- remplacement au service vie locale)

• Gestion et suivi des réservations de la salle polyvalente.

Profil recherché

• SAVOIRS

• • Connaître les instances et les processus de décision de la collectivité ;- Maîtriser les techniques rédactionnelles ;- Connaître et respecter les procédures administratives ; Connaître les principes de gestion financière ;- Maîtriser les outils informatiques (BERGER LEVRAULT- RISNET et différents logiciels métiers : 3DOUEST- octime - trockool)

• SAVOIR FAIRE

• Avoir le goût pour le contact et de l’accueil du public ;- Être capable de gérer des dossiers variés ;- Disposer de qualités rédactionnelles ;- Préparer les documents de suivi et de gestion administrative ;- Appréhender le caractère d’urgence des informations à transmettre ;- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;- Être capable de gérer des dossiers très variés.

• SAVOIR ETRE

Dynamisme,Curiosité Intellectuelle,Disponibilité,Confidentialité,Autonomie et rigueur,Esprit d’équipe,Savoir rendre compte,Sens de l'organisation et du service public (déontologie et discrétion)Candidature ( CV + lettre de motivation )

copie du dernier arrêté de situation administrative

3 dernières fiches de notation à adresser à:

Monsieur le Maire

1580 Route Départementale 925

73220 GRIGNON ou par mail : [email protected]

Type d'emploi : Temps plein

Permis/certification:

• Permis B (Optionnel)

Lieu du poste : En présentiel