ASSISTANT-SECRETAIRE DE DIRECTION

Vos missions en quelques mots

Rattaché à la sous-directrice de la MAD, vous assurerez des missions d’assistance :

• Gestion de l’agenda de la sous-directrice et des réunions concernant la sous-direction ;
• Suivi du calendrier de transmission de livrables produits par l’équipe à destination de la sous-directrice ;
• Organisation des réunions, séminaires (planification, réservations de salles, invitations, gestion des accès au site de Balard, accueil, éventuels comptes rendus ou leur mise en forme) ;
• Veille et diffusion de l’information au sein de la sous-direction (courrier, boite mail générique) ;
• Soutien de proximité, notamment la préparation et le suivi du calendrier prévisionnel des permissions et congés ou la gestion des arrivées et départs, la préparation des ordres de mission au profit des déplacements du personnel de la sous-direction en utilisant l’application “Chorus DT” ;
• Vous réalisez les expressions de besoin budgétaires et les demandes d’achat de la sous-direction et en assurez le suivi ;
• En lien avec le cabinet de la directrice des affaires financières, chargé de l’animation et de la coordination de l’ensemble des secrétariats de la direction, vous contribuez au soutien et au fonctionnement transverse de la DAF.
  Vous prendrez part également à la mission de communication de la sous-direction :
• Participation à l’élaboration des newsletters et au rapport annuel de la sous-direction en tant que membre du comité éditorial
• Mise à jour du portail de la sous-directionProfil recherché

Vous détenez un diplôme en gestion administrative et/ou justifiez d’une expérience significative dans le domaine ainsi que dans celui de la communication. Vous maitrisez les outils bureautiques, les méthodes de classement et d’archivage et l’organisation d’évènement. Autonome et réactif, votre esprit d’initiative, votre rigueur et votre sens de l’anticipation, vos qualités relationnelles, votre discrétion et votre sens du travail en équipe sont indispensables à l’exercice de ces missions.