Assistant(e) administratif

Descriptif de la société

L’USF est une association professionnelle, ayant pour objectif l'échange de connaissances et le partage d'expériences entre les utilisateurs francophones de toutes les solutions SAP et les personnes intéressées par ce domaine ainsi que l’influence sur l’éditeur SAP.

Description des missions générales : assurer le support administratif, organisationnel et marketing de l’USF, avec un rôle polyvalent couvrant les ressources humaines, l’organisation des réunions, les événements, l’accueil et les services généraux.

Ressources Humaines & Organisation Interne

· Relation avec la médecine du travail (organisation des visites médicales, mise à jour de la liste du personnel), organismes de formation (constitution et dépôt de dossiers)

Publication des offres sur les sites de recherche d’emploi

· Gestion des congés des salariés & Taches diverses (gestion du tableau « Télétravail » des salariés (reporting mensuel), commandes de tickets restaurant (mensuelles)

· Transmission des informations en interne et renseignements (mutuelle, convention collective, …)

Réunions des Commissions et Groupes de Travail & Réunions diverses

· Gestion de l’agenda interne et création des réunions (Commissions et GT) dans le CRM

· Suivi des inscriptions, conception et envoi des emailings (via Brevo)

· Participation aux Commissions et GT

· Gestion des vidéos : enregistrement des sessions, vérification de la qualité, réécoute, découpage et le montage

· Publications des présentations pdf et des vidéos (retravaillées en amont) sur le RSE

· Communications diverses dans les espaces des Commissions du RSE

Evènements

Convention USF

· Gestion des contrats d’assurance

· Conception du stand USF (établissement d’un cahier des charges, négociation des prix, contrôle et suivi de facturation)

· Restauration ; goodies

· D’autres missions diverses (recherche des supports personnalisables, etc.)

· Participation à la Convention

Autres événements

· Recherche des lieux pour des séminaires/réunions externes, réservation des hôtels

Administratif

· Gestion de différents contrats de l’USF (contrats d’assurance multirisques, responsabilité des dirigeants, etc.)

· Dépouillement et dispatching du courrier, classement et archivage

· Gestion de fournitures de bureau et consommables

Services Généraux

· Gestion des prestataires (société de nettoyage des bureaux, Nespresso, Ricoh…), vérification et validations des factures

· Diagnostics et contrôles : vérifications annuelles des installations électriques, extincteurs, etc. (organisation des visites, contrôle et suivi des facturations)

· Échanges avec le gestionnaire de l’immeuble

Assistance de la Déléguée Générale

Liste non exhaustive, d’autres demandes peuvent survenir de la part de la Déléguée Générale, selon les besoins.

Profil

De formation Bac+2 dans l’assistanat administratif et marketing, vous possédez une première expérience réussie sur un poste similaire. Vous êtes doté(e) d’un très bon sens de l’organisation et du service.

Dynamique, rigoureux (se), autonome et parfaitement organisé(e), vous savez gérer les priorités. Vous avez d'excellentes aptitudes relationnelles et savez travailler en équipe.

La maitrise du pack office est indispensable pour ce poste et une bonne connaissance des outils de CRM, RSE est un plus.

Contrat : CDD de 7 mois (possibilité de CDI à la fin du contrat)

Date de début : dès que possible

Expérience souhaitée : minimum 2 ans

Niveau d’étude : BAC+2

Rémunération : 25 – 30 K€ + avantages sociaux (mutuelle, tickets restaurant, RTT)

Localisation du poste : Paris 16ème + travail à distance (selon réglementation en vigueur)

Rémunération : 25 000,00€ à 30 000,00€ par an

Lieu du poste : En présentiel