Assistant(e) administratif

Nous sommes à la recherche pour l'un de nos partenaires du groupe Mondial Menuiseries, l'entreprise Arsonneaud qui possède un savoir faire reconnu depuis plus de 70 ans sur la région bordelaise dans tous les travaux de peinture, revêtement sols et murs, traitement des façades et isolation thermique par l'extérieur. L'entreprise propose ces compétences aux collectivités locales, architectes, pour de la rénovation de bâtiments professionnel.

1. A propos du poste
Nous recherchons un(e) Assistant(e) de gestion administrative spécialisé(e) dans le secteur du Bâtiment et Travaux Publics (BTP), avec une expertise particulière dans les achats et la gestion de chantiers. Ce poste dynamique vous offre l’opportunité de jouer un rôle clé dans la coordination administrative, l’organisation des achats, et le suivi des projets de construction. En tant que support essentiel à l’équipe, vous contribuerez à assurer la fluidité des opérations, la gestion efficace des documents et la communication avec les différents intervenants sur les chantiers. Ce poste idéal correspond à un professionnel motivé, doté d’un excellent sens de l’organisation et d’une forte capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.

2. Vos missions

a. Achats et gestion administrative des fournisseurs

Vous assurez le suivi administratif des achats du Groupe :

· Recueillir les besoins en fournitures, matériels et prestations auprès des équipes ;

· Effectuer les demandes de prix et consultations auprès des fournisseurs ;

· Comparer les offres, négocier les tarifs auprès des fournisseurs ;

· Préparer, créer et suivre les commandes fournisseurs ;

· Suivre les délais de livraison et relancer les fournisseurs ;

· Contrôler les bons de livraison ;

· Assurer le rapprochement entre commandes, livraisons et factures ;

· Contrôler les factures fournisseurs et identifier les éventuelles anomalies ;

· Assurer le suivi des avoirs, écarts et gérer les litiges ;

· Participer au suivi des conditions tarifaires et à l’optimisation des achats ;

Objectif : optimiser les couts et garantir un processus achats fiable, fluide et correctement suivi, de la demande jusqu’à la facturation.

b. Suivi administratif des chantiers / Coordination et support aux équipes

En collaboration avec les chargés d’affaires, conducteurs de travaux et équipes terrain, vous assurez le suivi administratif des opérations, notamment :

· Préparer et suivre les demandes d’autorisation de voirie et d’occupation du domaine public ;

· Suivre les arrêtés et autorisations nécessaires au bon déroulement des chantiers ;

· Préparer et rédiger les PPSPS à partir des éléments transmis par les équipes ;

· Constituer et tenir à jour les dossiers administratifs des chantiers ;

· Vérifier et suivre les contrats, marchés, commandes et pièces contractuelles ;

· Assurer le suivi des documents nécessaires au démarrage et au bon déroulement des travaux ;

· Collecter et contrôler les documents administratifs des sous-traitants et prestataires ;

· Vérifier les attestations d’assurance et autres documents réglementaires ;

· Suivre les dates de validité et anticiper les renouvellements ;

· Mettre à jour les tableaux de suivi des chantiers ;

· Assurer le classement et l’archivage des documents.

Objectif : sécuriser le suivi administratif des chantiers et permettre aux équipes opérationnelles de disposer des documents nécessaires au bon déroulement des travaux.

Le poste comporte également une dimension importante de coordination :

· Être l’interlocuteur administratif privilégié des équipes travaux ;

· Centraliser les informations et documents nécessaires aux différents dossiers ;

· Relancer les interlocuteurs lorsque cela est nécessaire ;

· Identifier les dossiers incomplets ou les échéances à venir ;

· Alerter les responsables concernés en cas de difficulté ;

· Mettre en place et améliorer les outils de suivi administratif ;

Vous serez ainsi amené(e) à jouer un rôle de point de liaison entre l’administration et les équipes opérationnelles.

Profil recherché

• Expérience préalable en administration ou gestion de bureau, idéalement dans le secteur du BTP ou dans un environnement similaire.
• Maîtrise avancée de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) pour une organisation efficace.
• Excellentes compétences en saisie de données, organisation et gestion documentaire.
• Sens du service client avec une bonne étiquette téléphonique et capacité à communiquer clairement par téléphone ou par écrit.
• Connaissance pratique des systèmes de téléphonie multi-lignes et des outils de gestion administrative.
• Capacité à travailler sous pression tout en maintenant une attention rigoureuse aux détails.
• Expérience en gestion administrative liée aux achats ou à la gestion de chantiers est un plus appréciable.

Rejoignez notre équipe pour contribuer activement au bon déroulement de nos projets tout en développant vos compétences dans un environnement stimulant !

Lieu du poste : En présentiel

Rémunération : à partir de 2 600,00€ par mois

Lieu du poste : En présentiel