ASSISTANT·E ADMINISTRATIF·VE

Rennes Ville & Métropole et ses 6000 agentes et agents œuvrent au quotidien pour faire de leur territoire un lieu de vie dynamique, en phase avec les enjeux d’aujourd’hui et de demain. Nous rejoindre, c'est faire le choix d'intégrer une collectivité qui mise sur la diversité des profils, l'accompagnement des parcours et la qualité de vie au travail.

Plongez au cœur de nos collectivités en regardant la vidéo de présentation par Laurence Quinaut, directrice générale des services (cliquez ici pour visionner).

Vous êtes à la recherche d’un nouveau défi professionnel dans un environnement porteur de valeurs et de sens ? Rennes Ville & Métropole peut devenir votre nouvelle terre d’accueil.
#proximité
#engagement #solidarité
#intelligencecollective

Au sein du service Administration, vous intégrez l’unité Secrétariat, au sein d’une équipe de 15 agent·es. Votre rôle consiste à apporter une assistance administrative aux différents services de la Direction des Jardins et de la Biodiversité.

1. Assurer l’assistance administrative et le secrétariat – 35 %

Vous contribuez au bon fonctionnement quotidien du secrétariat et êtes en relation avec les usager·ères :

• assurer le suivi des signalements et des demandes via l’outil dédié ;
• assurer l’accueil physique et téléphonique ;
• diffuser et suivre le courrier entrant et sortant ;
• saisir et mettre en forme des comptes rendus, tableaux et documents divers ;
• organiser les réunions pour les services.

2. Assurer le suivi de dossiers spécifiques – 25 %

Vous intervenez sur plusieurs dossiers administratifs transversaux à la direction :

• suivi des procédures d’assurance et des dommages aux biens ;
• participation au groupe de travail Budget Participatif et réponses aux sollicitations via l’outil de suivi dédié ;
• assistance administrative pour les rapports en groupe de travail : relecture, contrôle de cohérence, inscription, suivi des visas, archivage des rapports et des relevés de décisions.

3. Assurer le suivi administratif des événements commerciaux sur les espaces verts – 25 %

Vous assurez le suivi administratif des événements commerciaux organisés sur les espaces verts :

• suivi des demandes d’occupation ;
• participation à la rédaction des actes d’autorisation ;
• suivi administratif des dossiers ;
• suivi de la remise en état des espaces verts.

4. Assurer le suivi des occupations des espaces verts pour les installations de chantier – 15 %

Pour un secteur de la Ville de Rennes, vous assurez :

• le suivi des demandes d’occupation des espaces verts ;
• la rédaction des arrêtés ;
• le suivi administratif du déroulement des chantiers, notamment à travers des points d’étape avec les technicien·nes ;
• le suivi de la remise en état des espaces verts.

Vous assurez également des missions de suppléance au sein du secrétariat, notamment en cas d’absence de collègues.

Vous aimez travailler dans un environnement où polyvalence, organisation et sens du service public sont essentiels.

Vous disposez de bonnes qualités relationnelles et savez :

• écouter et reformuler une demande ;
• accueillir et renseigner les usager·ères avec professionnalisme ;
• travailler en équipe ;
• respecter la confidentialité.

Vous êtes reconnu·e pour votre rigueur, votre sens de l’organisation et votre autonomie. Vous savez identifier les urgences, faire preuve d’initiative et vous adapter à des dossiers et interlocuteurs variés.

Vous maîtrisez les outils bureautiques, notamment le Pack Office, et êtes à l’aise avec l’informatique et les outils numériques. Vous disposez également d’une bonne maîtrise de l’orthographe.

La connaissance de l’organisation municipale et métropolitaine ainsi que des logiciels spécifiques au métier pourra être acquise à la prise de poste.

Vous êtes titulaire de la fonction publique ? Ce poste est ouvert aux candidatures des agents titulaires du cadre d'emplois des Adjoints administratifs par voie de mutation, aux lauréats du concours correspondant ainsi qu'aux agents titulaires des cadres d'emplois équivalents par voie de détachement.

Vous n'êtes pas fonctionnaire et n'avez pas de concours de la fonction publique ? Vous pouvez tout de même candidater pour ce poste et devenir fonctionnaire territorial après une année en poste (les candidatures de fonctionnaires restant prioritaires).

Par ailleurs, nos collectivités sont handi-accueillantes : des dispositions favorisant l'accès à l'emploi public des personnes concernées y sont mises en œuvre.