Assistant(e) administratif(ve) / Document Controller

Patriarche est une agence d’architecture augmentée.

Son modèle unique, intégrant toutes les ressources nécessaires à la création, à la réalisation et à l'exploitation de projets innovants, repose sur une pratique renouvelée de l’architecture qui favorise l’émergence de solutions toujours plus conscientes, responsables et ancrées dans le temps long.

Grâce à la diversité de ses talents et à sa dimension internationale, l'agence déploie une plateforme amplifiée de compétences et de services pour imaginer, concevoir et animer des espaces qui favorisent l'engagement et cultivent l’enthousiasme.

Patriarche – Augmented Architecture | 500+ collaborateurs | 13 agences dans le monde | 5 entités | 100 compétences | 33 nationalités

Notre entreprise s’engage fermement en faveur de la diversité, de l’équité et de l’inclusion, et nous sommes déterminés à créer un environnement de travail respectueux et inclusif pour tous nos collaborateurs et collaboratrices

Description du poste

Au sein de l'agence, vous assurez un rôle central dans la coordination administrative, documentaire et opérationnelle des activités.

Véritable support auprès de la Direction et des équipes projets, vous garantissez la bonne circulation des informations, la qualité des documents produits ainsi que le suivi administratif des projets et des activités de développement.

Grâce à votre organisation, votre rigueur et votre sens du service, vous contribuez au bon fonctionnement quotidien de l'agence en assurant la coordination entre les différents interlocuteurs internes et externes.

Vos missions

Assistance administrative et support à la Direction

• Assurer la gestion des agendas, réunions, déplacements et événements de la Direction.
• Organiser les réunions, rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des actions.
• Préparer les supports de présentation et documents nécessaires aux réunions internes et externes.
• Assurer le suivi administratif de différents dossiers transverses.
• Participer au bon fonctionnement quotidien de l'agence et apporter un support aux équipes.

Gestion documentaire et coordination de projets

• Centraliser, structurer et diffuser les informations relatives aux projets en cours.
• Assurer la gestion, le classement et l'archivage de la documentation projet.
• Garantir l'accessibilité, la cohérence et la mise à jour des documents et données partagés.
• Veiller au respect des procédures documentaires et des standards internes.
• Assurer le suivi des livrables administratifs liés aux projets.
• Faciliter la communication et la coordination entre les différents pôles de l'agence.
• Participer à la mise à jour des tableaux de bord et outils de suivi.

Candidatures, appels d'offres et développement

• Coordonner la préparation des candidatures publiques et privées.
• Constituer et mettre à jour les dossiers administratifs nécessaires aux réponses aux appels d'offres.
• Participer à la rédaction et à la mise en forme des mémoires, références, présentations et supports de communication.
• Assurer la collecte et la consolidation des informations auprès des équipes.
• Réaliser le suivi des consultations et des demandes de compléments.
• Assurer le dépôt des candidatures sur les différentes plateformes dématérialisées.
• Accompagner les équipes dans la préparation et le suivi des offres commerciales.
• Contribuer à l'organisation d'événements, salons et actions de développement.

Profil recherché

• Formation Bac +2 à Bac +5 en assistanat, gestion administrative, communication ou équivalent.
• Expérience réussie sur un poste d'assistanat, de gestion documentaire ou de coordination administrative.
• Très bonne maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs.
• Excellentes capacités rédactionnelles et de mise en forme documentaire.
• Une expérience dans l'architecture, l'ingénierie ou la construction serait un plus.

Compétences & qualités

• Sens de l'organisation et gestion des priorités.
• Rigueur et souci du détail.
• Excellentes qualités relationnelles.
• Aisance rédactionnelle.
• Esprit d'équipe et sens du service.
• Autonomie et capacité d'anticipation.
• Polyvalence et adaptabilité.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Maîtrise du Pack Office et des outils documentaires.