Assistant(e) Administration des Ventes (ADV)

Qui sommes-nous ?

TBS Services intervient dans le domaine de la télématique embarquée et de la géolocalisation de véhicules. Nous assurons, pour le compte de nombreux donneurs d'ordre, la coordination et le suivi d'interventions techniques réalisées directement chez leurs clients.

Ces interventions concernent notamment l'installation, la dépose, la repose, la maintenance et le service après-vente (SAV) de boîtiers de télématique embarqués dans des véhicules.

Dans le cadre de notre activité, nous recherchons un(e) Chargé(e) de planification et de coordination des interventions techniques, capable d'évoluer dans un environnement dynamique, exigeant et caractérisé par la diversité de ses clients et de ses procédures.

Votre mission

Intégré(e) à notre équipe planning, vous serez chargé(e) de réceptionner, traiter et planifier les demandes d'intervention transmises par nos donneurs d'ordre, en assurant la coordination entre les clients, les techniciens et les différents interlocuteurs internes et externes.

Vous serez amené(e) à gérer un portefeuille d'environ une centaine de donneurs d'ordre, chacun pouvant avoir ses propres exigences, outils informatiques, consignes et modalités d'intervention.

1. Réception et traitement des commandes

• Réceptionner les demandes d'intervention par e-mail et via les différents outils mis à disposition.
• Analyser chaque commande et vérifier la présence des informations nécessaires à sa prise en charge.
• Identifier la nature de l'intervention : installation, dépose, repose, dépannage, maintenance ou SAV.
• Vérifier les contraintes spécifiques liées au donneur d'ordre, au client final, au véhicule et au matériel concerné.
• Solliciter les informations manquantes auprès des interlocuteurs concernés.
• Enregistrer et suivre les demandes dans les outils adaptés, en respectant les consignes propres à chaque dossier.

2. Planification des interventions

• Organiser les rendez-vous en fonction des disponibilités et des secteurs géographiques des techniciens.
• Affecter les interventions aux techniciens compétents, en tenant compte de leurs tournées et de leurs contraintes.
• Prendre en considération les durées d'intervention, qui peuvent varier sensiblement selon la prestation demandée.
• Optimiser les déplacements et les tournées afin de garantir une organisation cohérente et efficace.
• Respecter les délais, les créneaux imposés et les éventuelles contraintes particulières des donneurs d'ordre.
• Anticiper les difficultés de planification et proposer des solutions adaptées en cas d'indisponibilité, d'urgence ou d'imprévu.

3. Gestion d'une grande diversité de procédures

Chaque donneur d'ordre possède ses propres habitudes de fonctionnement, ses exigences et, dans certains cas, ses logiciels de gestion.

À ce titre, vous devrez :

• Apprendre et appliquer des consignes différentes selon les clients et les prestations.
• Mémoriser progressivement les particularités de chaque donneur d'ordre et savoir les retrouver au bon moment.
• Utiliser différents logiciels et plateformes pour enregistrer, planifier ou mettre à jour les interventions.
• Adapter votre méthode de travail aux situations rencontrées, tout en respectant les règles applicables à chaque dossier.
• Faire preuve de discernement lorsqu'une situation ne correspond pas aux cas habituels et solliciter les bons interlocuteurs si nécessaire.

La capacité à gérer plusieurs modes de fonctionnement simultanément est essentielle pour réussir sur ce poste.

4. Coordination et communication

• Assurer les échanges avec les donneurs d'ordre, les techniciens et les équipes internes.
• Confirmer les rendez-vous et transmettre les informations nécessaires à la bonne réalisation des interventions.
• Gérer les modifications de planning, les reports et les annulations.
• Suivre les demandes en attente et effectuer les relances nécessaires.
• Veiller à la bonne circulation des informations et à la fiabilité des données enregistrées.
• Maintenir une communication professionnelle, claire et adaptée à chaque interlocuteur.

5. Suivi et gestion des priorités

• Suivre l'avancement des commandes jusqu'à leur planification et leur prise en charge.
• Identifier les dossiers bloqués ou nécessitant une action particulière.
• Gérer plusieurs demandes en parallèle sans perdre de vue les priorités.
• Réagir rapidement aux changements de dernière minute.
• Garantir un suivi rigoureux des dossiers et contribuer à la continuité de l'activité du service planning.

Le profil que nous recherchons

Nous recherchons avant tout une personne organisée, rigoureuse, réactive et capable de s'adapter à un environnement où les situations et les consignes varient régulièrement.

Vos compétences et qualités

• Organisation et rigueur : vous savez gérer plusieurs dossiers simultanément et suivre les demandes jusqu'à leur aboutissement.
• Mémoire et capacité d'apprentissage : vous êtes capable de retenir de nombreuses consignes et de vous approprier progressivement les spécificités de chaque donneur d'ordre.
• Adaptabilité : vous savez passer d'un dossier à un autre, d'un logiciel à un autre et d'une procédure à une autre.
• Gestion des priorités : vous savez distinguer les urgences des demandes pouvant être traitées ultérieurement.
• Réactivité : vous êtes capable de réorganiser un planning face aux imprévus.
• Logique et discernement : vous savez analyser une situation, identifier les contraintes et prendre les bonnes décisions dans le cadre de vos responsabilités.
• Aisance informatique : vous maîtrisez les outils bureautiques et êtes à l'aise avec l'apprentissage de nouveaux logiciels.
• Communication : vous savez transmettre des informations précises et entretenir des échanges professionnels avec différents interlocuteurs.
• Autonomie et esprit d'équipe : vous savez avancer sur vos dossiers tout en sollicitant de l'aide lorsque la situation le nécessite.

Une expérience en planification, gestion de planning, coordination logistique, administration des ventes, gestion de SAV ou organisation d'interventions techniques serait appréciée.

Une connaissance du secteur automobile ou de la télématique est un plus, mais n'est pas indispensable si vous disposez de bonnes capacités d'apprentissage et d'organisation.

Les spécificités du poste

Ce poste nécessite de comprendre rapidement un environnement de travail composé de nombreux donneurs d'ordre, dont les exigences et les méthodes de fonctionnement sont différentes.

Les procédures ne sont pas toutes formalisées dans des documents écrits. La transmission des connaissances, l'expérience acquise au quotidien et la capacité à mémoriser les particularités des dossiers occupent donc une place importante.

La personne recrutée devra être à l'aise avec la diversité des situations, savoir rechercher les bonnes informations et faire preuve de méthode pour ne pas confondre les consignes d'un donneur d'ordre avec celles d'un autre.

Il s'agit d'un poste polyvalent qui demande de la concentration, de la persévérance et une réelle capacité à gérer les interruptions et les changements de priorité.

Pourquoi nous rejoindre ?

Vous rejoindrez une équipe au cœur de l'organisation opérationnelle de l'entreprise, dont le travail contribue directement à la qualité de service apportée à nos clients et à nos donneurs d'ordre.

Vous développerez une connaissance approfondie de la planification technique, de la coordination d'interventions itinérantes et des différents outils utilisés dans le secteur de la télématique automobile.

Vous vous reconnaissez dans ce profil ? Vous aimez organiser, anticiper, résoudre des problèmes et travailler dans un environnement où les journées ne se ressemblent pas ? Nous serons ravis de découvrir votre candidature

Rémunération : 2 205,00€ à 2 210,00€ par mois

Lieu du poste : En présentiel