Assistante administration des ventes H/F

PME de 35 personnes spécialisée dans le comptages des hydrocarbures

Assurer la gestion complète du cycle administratif des ventes en France et à l’international, depuis l’enregistrement des clients et des commandes jusqu’au suivi logistique et financier.

L’ADV est le point d’entrée des demandes clients et garantit une communication fluide entre les clients, le service commercial, la production, la logistique et le SAV.

A. Gestion administrative et commerciale

• Enregistrer les nouveaux clients dans l’ERP (vérification documents, conformité, conditions

commerciales).

• Saisir, vérifier et valider les commandes clients France et Export.
• Assurer la conformité des commandes : prix, délais, incoterms, conditions de paiement.
• Préparer et envoyer les accusés de réception de commande.

B. Gestion Export & Logistique

• Maîtriser les Incoterms et les procédures export.
• Organiser les expéditions : transport, douanes, documents export (BL, CO, EUR1, facture proforma,

packing list…).

• Coordonner avec les transitaires et transporteurs.
• Suivre les livraisons jusqu’à réception finale chez le client.

C. Suivi de production & communication client

• Suivre l’avancement de la production des commandes auprès de l’atelier.
• Informer régulièrement les clients de l’état d’avancement (mailing, relances, mise à jour des délais).
• Anticiper les échéances clients, identifier les situations critiques et coordonner les priorités avec le

commercial, la production et la logistique

D. Facturation & suivi financier

• Préparer et transmettre les factures.
• Suivre les paiements clients et effectuer les relances si nécessaire.
• Assurer la cohérence entre commandes, livraisons et facturation.

E. Support interne & coordination

• Travailler en étroite collaboration avec le service commercial, production, logistique et SAV.
• Participer à l’amélioration continue des processus ADV.
• Assurer la continuité du service en cas d’absence d’un collègue.

Missions SSE

Dans le cadre de la démarche SSE de SATAM, certifiée MASE et inscrite dans le référentiel ISO 45001, vous serez / devrez :

• Respecter les règles de sécurité, les consignes de votre poste et le règlement intérieur.
• Repérer et signaler les situations dangereuses et les presque-accidents.
• Appliquer les bonnes pratiques environnementales : tri des déchets, gestion des produits chimiques,

prévention des pollutions.

• Veiller à votre sécurité comme à celle de vos collègues et des intervenants extérieurs.

Bac+2/3 en gestion, administration commerciale, commerce ou commerce international (type BTS GPME, BTS Commerce International, BUT GEA/TC), ou expérience professionnelle équivalente.

• Une première expérience en administration des ventes, idéalement dans un environnement industriel et/ou international, serait appréciée.
• Aisance dans un contexte international.
• Capacité à représenter l’image de l’entreprise auprès des clients.

Assurer la gestion et le suivi des contrats (devis, commandes, facturation, relances, SAV), Assurer la relation client, Assurer le suivi du fichier clients, Participer au développement du portefeuille client, Mettre à jour des informations commerciales sur les différentes supports de communication (site internet, plaquette, fiche produit…), Pratiquer l'anglais