Assistante Administrative & Administratrice des Ventes

L'ENTREPRISE

Infrastructure Services est une ESN (Entreprise de Services du Numérique) à taille humaine, composée d'une vingtaine de consultants freelance spécialisés dans les services IT. Notre structure agile et notre positionnement premium nous permettent d'accompagner des clients principalement français et internationaux avec un haut niveau d'exigence.

Poste : Assistante Administrative / Assistante CEO / Administratrice des Ventes

Type de contrat : CDI

Localisation : Télétravail – candidats basés à Casablanca ou à proximité souhaités

Déplacements : Déplacements réguliers en France à prévoir

1. Administration des ventes & gestion commerciale

– Rédiger, envoyer et suivre les propositions commerciales, bons de commande et contrats clients

– Assurer le suivi administratif complet du cycle de vente : de la signature jusqu'à la facturation

– Gérer et mettre à jour le CRM (saisie des contacts, opportunités, statuts)

– Préparer les reporting commerciaux hebdomadaires et mensuels à destination du CEO

– Assurer le renouvellement des contrats et relancer les clients en fin de mission

2. Gestion comptable & financière

– Établir et envoyer les factures clients (prestations de consulting, missions freelance)

– Suivre les encaissements, relancer les impayés et assurer le recouvrement

– Préparer les éléments comptables mensuels en lien avec l'expert-comptable

– Gérer les notes de frais des consultants et du CEO

– Suivre la trésorerie et alerter sur les écarts budgétaires

– Assurer la conformité avec les obligations légales françaises (TVA, déclarations, etc.)

3. Coordination des consultants & gestion des ressources humaines

– Gérer les formalités administratives liées aux missions : contrats de sous-traitance, avenants, ordres de mission

– Assurer le suivi des feuilles de temps, comptes-rendus d'activité (CRA) et validations clients

– Coordonner les entrées et sorties de consultants (onboarding/offboarding administratif)

– Maintenir à jour les dossiers consultants et les tableaux de bord RH

4. Assistance de direction & support au CEO

– Gérer l'agenda du CEO : planification de réunions, déplacements, priorités

– Rédiger et mettre en forme des courriers, emails, présentations et comptes-rendus en français et en anglais

– Préparer les réunions stratégiques (supports, ordre du jour, suivi des actions)

– Assurer une veille administrative et réglementaire pertinente pour l'activité

– Filtrer et traiter les communications entrantes (emails, appels) avec discernement

5. Relation clients & partenaires

– Être l'interlocutrice privilégiée des clients pour les questions administratives et contractuelles

– Assurer un suivi proactif de la satisfaction client et remonter les signaux faibles

– Gérer les relations avec les fournisseurs, partenaires et prestataires externes

– Traiter les appels d'offres et dossiers de qualification fournisseur

Expérience & compétences techniques

– 2 à 3 ans d'expérience minimum dans un poste similaire (administration des ventes, assistanat de direction ou administratif)

– Expérience confirmée auprès d'entreprises françaises, idéalement dans le secteur des ESN ou du conseil IT

– Maîtrise de la comptabilité générale et de la facturation (connaissance du cadre légal français appréciée)

– Bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint) et CRM

– Connaissance des processus propres aux ESN : gestion des CRA, facturation au forfait/régie, contrats de sous-traitance

Qualités personnelles

– Forte autonomie et capacité à s'organiser sans supervision directe quotidienne

– Rigueur exemplaire dans la gestion des documents, des délais et des priorités

– Esprit d'initiative : capacité à anticiper, proposer des améliorations et résoudre des problèmes

– Excellentes capacités de communication écrite et orale

– Discrétion, fiabilité et sens de la confidentialité

Langues

– Français : maîtrise parfaite à l'oral comme à l'écrit (niveau natif ou équivalent)

– Anglais : très bon niveau professionnel requis – rédaction d'emails, calls et échanges avec des interlocuteurs anglophones

– Poste principalement en télétravail

– Candidats basés à Casablanca ou à proximité souhaités (stratégie de développement local)

– Déplacements réguliers en France à prévoir (coordination avec clients et partenaires)