Assistante Administrative

Fort de ses 50 années d’expérience, le groupe Français Lumibird conçoit, fabrique et distribue, à partir de ses différents sites en France (Lannion, Rennes, Villejust, Cournon d’Auvergne) et à l’étranger (USA, Canada, Italie, Slovénie, Suède, Australie…) des solutions laser haute performance à usage scientifique, industriel et médical.

Caractérisé par son savoir-faire, ses nombreux brevets, sa croissance régulière et des métiers allant de l’opérateur au chercheur, le groupe Lumibird compte aujourd’hui plus de 1000 salariés à travers le monde. Résolument engagé en faveur du développement durable, le groupe Lumibird contribue à la transition écologique et sociale en développant une politique RSE ambitieuse.

Lumibird Medical est la division du groupe LUMIBIRD spécialisé dans les technologies de lasers à solide, diodes laser et échographie pour des équipements médicaux. Lumibird Médical dispose de 3 marques spécialisées dans les équipements de diagnostic et de traitement pour l’ophtalmologie et autres domaines médicaux : Quantel Médical, Ellex et Optotek.

Pour accompagner son développement, et soutenir de nouveaux projets en échographie, QUANTEL MEDICAL recherche un(e) Assistant(e) administrative , en CDI, sur le site de Cournon d’Auvergne (63).

Vous souhaitez assurer la gestion administrative, contractuelle et réglementaire des activités du service Marketing ?

N’hésitez plus, rejoignez nous !

Vos missions :

• Prendre en charge le volet juridique et administratif lié aux événements, consultants et professionnels de santé.
• Assurer le suivi budgétaire, documentaire et logistique du service.
• Coordonner la gestion administrative et logistique des cours d’échographie et symposiums.

Activités / Tâches :

• Préparer, faire valider et suivre les contrats consultants, Event Agreements, locations de stands et prêts de matériel.
• Constituer les dossiers et réaliser les déclarations ou demandes d’autorisation sur les plateformes IDAHE, EPS et Transparence Santé, dans le respect des délais réglementaires.
• Suivre les conventions, rémunérations, hospitalités, repas impromptus, justificatifs, signatures et archivages.
• Gérer le suivi administratif et financier : devis, demandes d’achat et réceptions dans Sage X3, factures, tableaux budgétaires et relations avec la comptabilité.
• Coordonner le volet administratif et logistique des cours d’échographie et symposiums, avant et après événement.
• Suivre les prêts de matériel, les expéditions/retours et les stocks de brochures et supports ; réaliser les inventaires semestriels et actualisations.
• Mettre à jour la base Access, les listes KOL, calendriers, documents supports et rappels internes réglementaires.
• Anticiper les besoins, effectuer les relances et alerter en cas d’anomalie ou de risque de retard.

Votre profil :

• Bac+2 minimum en gestion administrative, assistanat de gestion ou équivalent
• Très bonne maîtrise de Word, Excel et Outlook ; aisance avec les outils de gestion. Sage X3 et Access appréciés.
• Anglais courant lu écrit parlé ;
• Capacité à appliquer des procédures réglementaires.
• Connaissance du secteur médical serait un plus

Vos atouts :

• Rigueur, fiabilité, sens de l’organisation et respect des délais et procédures.
• Proactivité, autonomie, discrétion, sens du service et de la communication, esprit d’équipe.

Informations complémentaires :

• Poste à pourvoir dès maintenant
• Rémunération : fixe + prime
• Avantages : titres restaurant, participation, mutuelle, CSE