Assistant(e) administrative de formation

À propos de la Happy Travel Academy :

La Happy Travel Academy est un organisme de formation certifié Qualiopi qui forme les futur(e)s Travel Planners indépendant(e)s à apprendre le métier , à créer et à développer leur entreprise dans le tourisme.

Notre vision : rendre les voyages sur mesure accessibles au plus grand nombre et apporter des solutions concrètes pour voyager autrement, loin du tourisme de masse.

Nous accompagnons des passionnés de voyage dans la création d’une activité professionnelle, avec une attention particulière portée à la qualité, à la transparence, à l’éthique et à l’humain.

Rejoindre notre équipe, c’est contribuer à cette vision en offrant à nos élèves un accompagnement fiable, attentif et professionnel. Dans un cadre structuré par notre démarche qualité Qualiopi, ta rigueur et ton sens du service feront la différence au quotidien.

Ton rôle

Tu assures le suivi administratif des formations et des apprenants, depuis leur inscription jusqu’à la fin de leur parcours. Tu contribues également à l’organisation des formations, des lives et des événements.

Tu travailles en autonomie dans un cadre défini, avec des procédures et des ressources à ta disposition. Tu échanges avec la dirigeante pour les arbitrages et les situations exceptionnelles.

Tes principales missions

Suivi des apprenants et relation client

• Répondre aux emails et aux demandes des élèves avec des informations exactes, complètes et claires, dans les délais convenus.
• Accueillir les nouveaux élèves et réaliser des appels d’accueil et de fin de parcours.
• Suivre leur progression et les séances de coaching ou de mentoring prévues, réalisées et restantes.
• Repérer les difficultés, effectuer les relances nécessaires et tracer les actions jusqu’à leur résolution.
• Gérer les accès aux plateformes et aux espaces élèves.

Gestion administrative et suivi des paiements

• Contrôler les dossiers d’inscription : contrats, signatures, pièces, formules et échéances.
• Vérifier la cohérence entre l’inscription, le contrat, les accès et l’attribution du coach ou du mentor.
• Suivre les échecs de paiement, effectuer les relances et mettre à jour les dossiers.
• Vérifier les factures et les paiements, et réaliser les rapprochements demandés.
• Participer au traitement des demandes de financement selon les procédures établies.
• Tenir les dossiers et les preuves qualité à jour, et contribuer à la préparation des audits Qualiopi.

Organisation des formations et appui à l’équipe

• Préparer le planning des lives, les liens Zoom, les rappels et les communications aux élèves.
• Mettre en ligne les replays et classer les supports.
• Coordonner les échanges pratiques avec les intervenants.
• Mettre à jour certains supports, notamment sur Canva.
• Participer à la préparation logistique des examens, masterclass, ateliers et événements.
• Apporter un appui opérationnel aux campagnes de communication : mise en forme, paramétrage et envoi des emails préparés par la direction.

Suivi de l’activité et amélioration continue

• Préparer un compte rendu hebdomadaire des actions réalisées, des dossiers en attente et des points bloquants.
• Actualiser les tableaux de suivi et les indicateurs à partir de données vérifiées.
• Alerter suffisamment tôt sur les anomalies, les échéances ou les difficultés.
• Proposer des améliorations concrètes et appliquer les changements validés.

Le profil recherché

• Tu maîtrises les outils digitaux et le suivi de données, et tu t’adaptes rapidement aux nouveaux logiciels.
• Tu sais organiser plusieurs dossiers en parallèle, planifier les échéances et assurer les relances jusqu’à leur résolution.
• Tu contrôles les pièces et les informations avant de clôturer un dossier.
• Tu communiques avec clarté, efficacité et tact, aussi bien à l’écrit qu’à l’oral.
• Ta grammaire et ton orthographe sont irréprochables.
• Tu es rigoureux·se, méthodique et fiable : tu vérifies ton travail, tiens tes engagements et traces tes actions.
• Tu es autonome et proactif·ve : tu recherches les informations utiles, proposes des solutions et demandes un arbitrage lorsque c’est nécessaire.
• Tu fais preuve d’écoute, de patience et de diplomatie, y compris face aux demandes répétées et aux imprévus.
• Tu sais reconnaître et signaler une erreur pour contribuer rapidement à sa correction.
• Tu respectes la confidentialité des informations confiées.

Une expérience dans un organisme de formation certifié Qualiopi constitue un plus, mais n’est pas obligatoire. Une participation à la préparation ou au suivi d’audits sera également appréciée.

Les outils utilisés

Google Workspace, Notion, Teachizy, Circle, Zoom, Canva, Brevo, Slack, Stripe, Qonto et Quaderno, notamment. Une prise en main progressive des outils et des procédures est prévue à ton arrivée.

Les conditions du poste

• Contrat : CDI à temps partiel, 20 heures par semaine.
• Lieu : Saint-Raphaël (83), avec une organisation hybride entre présentiel et télétravail.
• Organisation : un suivi quotidien du lundi au vendredi, selon les horaires convenus ensemble.
• Prise de poste souhaitée : le 9 novembre 2026.
• Rémunération : selon la convention collective applicable.
• Équipement : un ordinateur et un smartphone mis à disposition.

Tu bénéficies d’un parcours d’intégration progressif sur les trois premiers mois : découverte des offres et des outils, premières tâches sous supervision, puis montée en autonomie. Des points réguliers permettent d’ajuster les priorités, la formation et la charge au temps de travail prévu.

Pour candidater

Complète notre formulaire de candidature :
https://tally.so/r/laDOpV

Prévois environ 20 minutes pour présenter ton parcours et répondre à deux cas pratiques. Réponds avec tes propres mots et des exemples concrets, sans transmettre d’informations confidentielles concernant un ancien employeur ou apprenant.

Rémunération : 1 095,00€ à 1 162,00€ par mois

Avantages :

• Flextime

Lieu du poste : Télétravail hybride (Saint-Raphaël (83))