ASSISTANT(E) ADMINISTRAT(IVE) SECTEUR DU BATIMENT H/F

Description :

Rattachée au Secrétariat de Direction, vous assurez un rôle administratif polyvalent et participez au suivi des marchés, des dossiers travaux, de la sous-traitance, des commandes et de la facturation.

À ce titre, vous serez amené(e) à :

• Assurer le suivi administratif des marchés publics et privés : pièces administratives, notifications, bons de commande, ordres de service, avenants et documents contractuels.
• Assurer le suivi administratif des dossiers travaux en lien avec les Chargés d’Affaires, Conducteurs de Travaux et services internes.
• Préparer, établir et assurer le suivi des contrats et avenants de sous-traitance.
• Préparer et suivre les demandes d’acceptation et d’agrément des conditions de paiement des sous-traitants (DC4) dans le cadre des marchés publics.
• Constituer et contrôler les dossiers administratifs des sous-traitants avant leur intervention : Kbis, attestations URSSAF et fiscales, assurances RC professionnelle et décennale, qualifications, RIB et documents réglementaires.
• Veiller à la validité et au renouvellement des pièces administratives pendant toute la durée des contrats.
• Assurer le suivi des agréments des sous-traitants auprès des maîtres d’ouvrage.
• Suivre les montants sous-traités, les avenants et les modifications contractuelles.
• Assurer le suivi administratif des situations et factures des sous-traitants, y compris les éléments liés au paiement direct lorsque le marché le prévoit.
• Tenir à jour les tableaux de suivi des sous-traitants et des contrats et assurer le classement et l’archivage des documents contractuels.
• Alerter les responsables concernés en cas de pièce manquante ou expirée, de non-conformité administrative ou de dépassement du montant contractuel.
• Contrôler la conformité et la validité des documents administratifs des sous-traitants : assurances, attestations sociales et fiscales, qualifications et documents réglementaires.
• Assurer la gestion administrative des commandes clients et fournisseurs, des devis, bons de commande et factures.
• Participer au suivi de la facturation, des situations de travaux, des avoirs, des règlements et des relances administratives.
• Mettre à jour les tableaux de bord, bases de données, dossiers marchés et informations enregistrées dans l’ERP.
• Gérer les courriers, appels téléphoniques, demandes administratives, classement et archivage des dossiers.

Conditions d'emploi

Contrat : CDI
Tickets restaurant
Mutuelle santé
Prime ponctuelle

Localisation : Villepinte

Profil recherché :

Formation Bac à Bac +2 en gestion, administration, assistanat ou domaine équivalent.
Expérience significative sur un poste d’assistanat administratif polyvalent, idéalement au sein d’une entreprise du bâtiment.

• CONNAISSANCE DES MARCHÉS PUBLICS ET EXPÉRIENCE DANS LE SECTEUR DU BÂTIMENT OBLIGATOIRES.
• MAÎTRISE DES CONTRATS DE SOUS-TRAITANCE ET DE LEUR SUIVI ADMINISTRATIF OBLIGATOIRE.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, Excel) ; la connaissance d’un ERP BTP, notamment OPTIM BTP, est appréciée.
• Bonne connaissance des documents administratifs liés aux marchés et aux opérations de travaux.
• Excellentes qualités rédactionnelles, sens de l’organisation et gestion des priorités.
• Rigueur, autonomie, discrétion et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
• Excellent relationnel et aptitude à travailler avec les équipes travaux, les clients, les fournisseurs et les sous-traitants.
• Esprit d’équipe.

Évolution possible : Oui
Qualités recherchées : SENS DE L'ORGANISATION, RIGUEUR, DISCRETION
Niveau de formation : Bac
Expérience : Vous avez impérativement au moins 5 ans d'expérience
Expérience dans le secteur : BATIMENT