Assistante / assistant de direction (DD820429) H/F

Description du poste

Métier

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Intitulé du poste

Assistante / assistant de direction (DD820429) H/F

Nature de l'emploi

TITULAIRE FONCTION PUBLIQUE / UCANSS

Statut du poste

Vacant

Versant

FPE

Description de la mission

L’assistant(e) participe à l’organisation des travaux liés aux politiques territoriales et assure le secrétariat du Directeur Départemental de la délégation de Tarn-et-Garonne.

Il/elle Est Chargé(e) De

• Assurer la réception et la gestion des appels téléphoniques au standard de la délégation,
• Assurer l’accueil physique au rez-de-chaussée (visiophone) et téléphonique du secrétariat de direction de la délégation
• Assurer le suivi de l’agenda du Directeur, l’organisation de ses prises de contacts, réunions et déplacements,
• Constituer des fonds de dossiers pour préparer les réunions,
• Gérer la BAL fonctionnelle « Direction » et les BAL fonctionnelles « Gestion Alertes » et « Astreintes »
• Assurer la circulation de l’information entre les différents services de la délégation départementale ainsi qu’avec la Direction Générale et les Directions Régionales,
• Réaliser la revue de Presse quotidienne,
• Gérer le planning des comités de direction
• Assurer le secrétariat du CODIR : transmission des documents de travail, rédaction des comptes rendus,
• Gérer le planning annuel des astreintes et préparer les outils d’astreinte, procéder à la mise à jour des informations en lien avec le cadre référent de la délégation
• Suivi des prévisions de congés de l’ensemble des effectifs lors des périodes de vacances scolaires
• Suivre les tableaux de bord des activités (Enquête annuelle d’activité),
• Gérer des dossiers spécifiques sous supervision du directeur (EAE des agents, EAE des directeurs d’établissements (DH et D3S), campagnes de promotions annuelles…),
• Rédiger des courriers et des comptes rendus,
• Suivre les courriers signalés en application de la procédure courrier DDTRI-DG, et les saisines émanant de la préfecture,
• Participer à la publication des arrêtés et décisions au Recueil des Actes Administratifs
• Suppléance du secrétariat mutualisé en cas d’absence de l’assistant(e) : gestion des grèves, réservation de salles de réunion
• Assurer les fonctions de correspondant RH, d’Assistante de Prévention en délégation départementale (par lettres de missions), et « déontologie »
• Assurer la fonction de relai pour le Service Informatique régional (en cas d’incidents, installation nouvelles arrivées, départs, demandes de matériels, mise à jour mensuelle des ordinateurs de prêt de la délégation)
• Contribuer aux missions logistiques en lien avec le secrétariat mutualisé : archivage, interventions des opérateurs de maintenance des équipements, gestion et entretien du parc automobile de la délégation,
• Organisation (planification, réunions, et logistique) de la Causerie 82 : temps de convivialité à destination des agents de la délégation

Profil

Savoir Organisation et politiques de santé, PRS, organisation ARS Occitanie

Outils bureautiques : word, excel, power point, outlook

Savoir-Faire Qualité rédactionnelle et d’expression orale

Reporting

Qualité de méthode et d’organisation du travail

Respecter les échéances et les plannings

Savoir-être Qualité relationnelle

Discrétion et loyauté

Réactivité

Disponibilité

Sens du travail en équipe

Capacité d’adaptation

Rigueur

Catégorie

B

Temps plein

Oui

Localisation du poste

Localisation du poste

Europe, France, Occitanie, Tarn et Garonne (82)

Lieu

MONTAUBAN

Critères candidat

Corps

SA : Secrétaires administratifs relevant des ministres des affaires sociales (Catégorie B)

Niveau

Niveau 4

Description du poste (Suite)

Groupe d'appartenance RIFSEEP (1 à 4)

2

Poste ouvert aux contractuels ?

Oui

Informations complémentaires

Informations complémentaires

Agents Internes (ARS Occitanie) Connectez-vous sur votre espace SOLARHS (https://ars.talent-soft.com/) – Rubrique « Offre d’emploi » et ajoutez votre CV, Lettre de motivation ainsi que le formulaire de mobilité interne complété et signé par votre direction d’origine.

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Dossier de candidatures obligatoires : CV + Lettre de motivation + dernier arrêté d’échelon pour les fonctionnaires ou niveau pour les agents UCANSS

Management

Non

Demandeur

Date de prise de poste souhaitée

01/01/2027

Pièces jointes

Fiche de poste (Visible Candidat)

DD820429 Assistante direction.pdf (888 Ko)