Assistant(e) au Responsable de Service

Accueil et Famille en quelques mots c’est :

Permettre aux enfants de grandir dans les meilleures conditions tout en accompagnant les parents dans leur rôle éducatif : tel est l’un des enjeux principaux de l’Association, qui œuvre pour la protection de l’enfance.

L’Assistant(e) au Responsable de Service apporte un appui au pilotage, à la coordination et au développement du Placement Familial. En complémentarité avec les assistantes de service, principalement mobilisées sur le suivi opérationnel des situations et des usagers, il/elle assure une vision transversale du fonctionnement du service et de ses projets, en soutien du Responsable de Service et de l’équipe.

APPUI AU RESPONSABLE DE SERVICE ET COORDINATION DU SERVICE

• Assister le Responsable de Service dans le pilotage et le suivi de l’activité du Placement Familial.
• Préparer les réunions de service, élaborer les ordres du jour, rassembler les éléments nécessaires et assurer le suivi des décisions prises.
• Participer, à la demande du Responsable de Service, aux réunions internes et partenariales et en assurer les comptes rendus et le suivi des actions.
• Assurer le suivi des dossiers et projets transversaux du service et veiller au respect des échéances.
• Contribuer à la circulation de l’information entre le Responsable de Service, la direction, les fonctions supports, et les différents services de l’association.
• Constituer et actualiser les outils de suivi de l’activité et des projets du service.
• Préparer les éléments nécessaires aux réunions de pilotage, bilans d’activité et rapports institutionnels.
• Assurer une veille sur les échéances, obligations et évolutions concernant le fonctionnement du service.

PROJET DE SERVICE ET DÉMARCHE QUALITÉ

• Participer à la mise en œuvre, au suivi et à l’actualisation du projet de service.
• Assurer le suivi opérationnel des actions inscrites au projet de service et des plans d’amélioration.
• Participer à l’élaboration des bilans, évaluations et retours d’expérience du service.
• Contribuer à la préparation des évaluations et démarches qualité, notamment par la collecte, la structuration et la mise en forme des éléments nécessaires.
• Contribuer à la formalisation et à la valorisation des projets et expérimentations conduits au sein du Placement Familial.

INSTANCES ET FONCTIONNEMENT INSTITUTIONNEL

• Préparer, en lien avec le Responsable de Service, les différentes instances internes et externes auxquelles participe le Placement Familial.
• Organiser les réunions, convocations, ordres du jour, dossiers préparatoires et comptes rendus associés.
• Assurer le suivi des décisions et actions issues des différentes instances.
• Participer notamment à la préparation et au suivi :
• des réunions d’équipe ;
• des réunions avec les partenaires institutionnels ;
• des réunions avec les représentants du Département ;
• des groupes de travail et commissions internes ;
• des instances relatives aux projets et à la qualité du service ;
• des réunions et instances associatives lorsque le Placement Familial y est représenté.

SUIVI DE L’ACTIVITÉ ET REPORTING

• Centraliser les données nécessaires au suivi de l’activité du Placement Familial.
• Mettre à jour les tableaux de bord et outils de pilotage du service.
• Participer à l’analyse des données d’activité et à l’identification des évolutions ou points de vigilance.
• Préparer les éléments statistiques et qualitatifs nécessaires aux bilans du service.
• Contribuer à la préparation du rapport d’activité et des différents documents institutionnels.
• Assurer le suivi des échéances liées aux différents projets, conventions, partenariats et obligations du service.

COMMUNICATION ET VALORISATION DU SERVICE

• Participer à la communication interne relative aux activités et projets du Placement Familial.
• Contribuer à la rédaction et à la mise en forme de notes, supports, présentations et documents institutionnels.
• Participer à la valorisation des actions et projets du service auprès des professionnels et partenaires.
• Contribuer à la création et à l’actualisation des supports de présentation du Placement Familial.
• Participer à l’organisation d’événements, journées professionnelles, réunions thématiques ou temps institutionnels du service.

RELATIONS PARTENARIALES ET DÉVELOPPEMENT

• Participer, à la demande du Responsable de Service, aux relations avec les partenaires institutionnels et professionnels.
• Préparer les rendez-vous et rencontres partenariales et assurer le suivi des actions décidées.
• Participer à des réunions, groupes de travail, événements ou réseaux professionnels représentant le service.

APPUI ADMINISTRATIF AU RESPONSABLE DE SERVICE

• Assurer le suivi de l’agenda du Responsable de Service selon les modalités définies avec celui-ci.
• Préparer les courriers, notes et documents à destination des professionnels, partenaires et institutions.
• Assurer le classement et l’archivage des documents liés aux projets et au fonctionnement du service.
• Faciliter l’organisation quotidienne du Responsable de Service en assurant le suivi des demandes et échéances relevant de son périmètre.

Profil et expérience souhaités :

Diplôme de niveau 5 minimum (Bac +2), idéalement dans le secteur social, médico-social, administratif ou en gestion de projet comme :

• BTS SP3S ;
• BTS ESF ;
• DEASS / DEES / CESF ;
• BUT ou licence dans le champ social, médico-social ou GEA ;

Une expérience en assistanat de direction, secrétariat de direction ou coordination administrative dans le secteur social/médico-social serait souhaitée, idéalement dans le champ de la protection de l’enfance et/ou du placement familial.

• Rigueur et sens de l’organisation : savoir structurer les informations, prioriser et suivre plusieurs dossiers et échéances.
• Esprit de synthèse et capacités rédactionnelles : savoir analyser, restituer et formaliser des informations de manière claire.
• Autonomie et esprit d’initiative : être capable d’anticiper les besoins du Responsable de Service et de proposer des solutions.
• Aisance relationnelle et diplomatie : travailler avec des interlocuteurs aux fonctions et aux profils variés.
• Capacité à travailler en transversalité : faire le lien entre les équipes, le Responsable de Service, la direction et les partenaires.
• Discrétion et respect de la confidentialité : indispensable compte tenu des informations traitées.
• Capacité d’adaptation : évoluer dans un environnement où les priorités et les situations peuvent rapidement évoluer.
• Esprit d’équipe et sens du collectif : contribuer au fonctionnement global du service sans se substituer aux professionnels.
• Prise de recul et capacité d’analyse : comprendre les enjeux d’une situation au-delà de sa seule dimension administrative.
• Force de proposition : participer activement à l’amélioration du fonctionnement et au développement des projets du service.

Rémunération : 2 100,00€ à 3 308,00€ par mois

Avantages :

• Prise en charge du transport quotidien

Lieu du poste : En présentiel