Assistant(e) de copropriété

En binôme avec le gestionnaire, vous assurez le suivi administratif et technique courant des copropriétés du portefeuille.

Relation copropriétaires et conseils syndicaux

• Accueil téléphonique et physique, traitement des mails et demandes de l’extranet
• Premier niveau de réponse aux copropriétaires, locataires et membres du conseil syndical
• Suivi des réclamations jusqu’à leur résolution

Assemblées générales

• Préparation des convocations, ordres du jour et pièces annexes
• Envoi des convocations (courrier recommandé, LRE) et gestion des pouvoirs
• Organisation logistique des AG (salles, visio, feuilles de présence)
• Participation à certaines AG, rédaction et diffusion des procès-verbaux

Suivi technique et prestataires

• Enregistrement et suivi des sinistres et des interventions (ordres de service, relances)
• Demandes de devis et mise en concurrence des prestataires
• Suivi des contrats d’entretien (ascenseurs, chauffage, ménage, espaces verts)
• Mise à jour du carnet d’entretien et des registres obligatoires

Gestion administrative

• Mise à jour des bases de données (copropriétaires, lots, mutations)

• Préparation des états datés et pré-états datés en lien avec la comptabilité

• Classement, archivage et dématérialisation des documents

• Suivi des déclarations de sinistres auprès des assureursFormation et expérience

• Bac+2 minimum (BTS Professions immobilières, BTS assistant de gestion ou équivalent)

• Une première expérience en syndic ou en administration de biens est un plus ; débutant(e) motivé(e) accepté(e)

Compétences

• Notions de la loi du 10 juillet 1965 et du fonctionnement d’une copropriété
• Excellente expression écrite et orale, orthographe soignée
• Maîtrise de la suite Google et de Google Drive ; la connaissance du logiciel Lojji Neoteem serait un plus

Qualités

• Rigueur et sens de l’organisation pour gérer plusieurs dossiers en parallèle

• Sens du service et diplomatie face aux situations tendues

• Réactivité, discrétion et esprit d’équipe

  Ce que nous offrons

  • Rémunération : 28 à 32 k€ brut annuel selon profil
  • Tickets restaurant, mutuelle d’entreprise, prise en charge de 50 % du titre de transport
  • Formation continue aux métiers de la copropriété et évolution possible vers un poste de gestionnaire
  • Une équipe à taille humaine, adossée au réseau Innove Immo1. Envoi du CV et d’une lettre de motivation à [email protected]

2. Entretien en agence avec le gestionnaire et la direction
3. Retour sous 10 jours ouvrés