ASSISTANT.E DE COPROPRIETE

Description Du Poste

• Gestion des appels entrants du service, prise en charge des demandes
• Saisie et suivi des OS et demande de devis.
• Prise directe des appels. A l'issue, débriefing et rectification par le manager + proposition des axes d'amélioration + valorisation des bonnes pratiques.

Fonctions Commerciales

• Accueil les clients.
• Prise en compte des demandes des clients et fournisseurs

Fonctions administratives

Ø réponses aux clients

• Génération et suivi des demandes de devis

Ø sur demande du gestionnaire avec suivi des retours et gestion des relances

• Génération et suivi des ordres de service pour les opérations courantes

Ø suivi et contrôle des interventions par les entreprises

• Gestion des sinistres

Ø Gestion complète des dossiers de leur déclaration jusqu’à leur clôture

• Transmission interne des documents (correspondance et factures)
• Traitement d’une partie de la correspondance déléguée par le gestionnaire
• Classement quotidien de la correspondance et des dossiers
• Organisation des rendez-vous et du planning du gestionnaire

Responsable

• De la perception des honoraires
• De l’application des notes de référence et du respect de l’éthique

Profil recherché Souvent amené à travailler dans l’urgence, l’ assistant de copropriété doit faire preuve d’une bonne gestion du stress et d’ingéniosité et de ressource afin de mener à bien ses missions. Diplomatie, patience et écoute lui seront également très utiles afin d’assurer une communication apaisée avec ses différents interlocuteurs.

Parmi Ses Compétences Métier Incontournables

• Maîtrise du Droit immobilier et du travail
• Connaissance en finance et comptabilité
• Bonne utilisation des logiciels de bureautique
• Aisance rédactionnelle

Les principales qualités de l’ assistant de copropriété :

• Polyvalence
• Rigueur
• Sens de l'accueil et du service
• Réactivité
• Écoute
• Patience et diplomatie
• Bonne gestion du stress

Environnement L’assistant de copropriété est rattaché au gestionnaire de copropriété qu’il assiste au quotidien dans toutes ses tâches administratives. Ses autres interlocuteurs sont les copropriétaires, mais aussi les entreprises de travaux, les diagnostiqueurs, les agences immobilières ou encore les notaires et les avocats.

Après quelques années d’expérience, l’assistant de copropriété pourra devenir gestionnaire de copropriété puis principal de copropriété, ou encore responsable de copropriété. Ce professionnel pourra également choisir de se tourner vers une carrière plus commerciale en tant qu’agent immobilier ou assistant commercial immobilier.