Assistante de Direction & Ressources Humaines

Descriptif du poste

Contexte & Finalité du poste

Dans le cadre du développement de notre société et afin d’accompagner nos 45 collaborateurs au quotidien, nous recrutons un(e) Assistante de Direction & Ressources Humaines. Véritable partenaire entre les équipes, la direction, les prestataires et les partenaires, vous jouez un rôle clé dans la qualité de vie au travail, le bon fonctionnement de l’entreprise et la gestion des évènements internes et externes.

Véritable point de contact entre la direction, les équipes internes et les partenaires extérieurs, la personne recrutée contribue à faire de Naxos un lieu de travail attractif, agréable et professionnel, jusque dans l’expérience vécue par nos clients lors de nos événements mensuels.

Missions & Responsabilités

1. Gestion des Ressources Humaines

Administration RH & paie

• Gérer l’ensemble du cycle de vie du collaborateur : de l’embauche à la sortie (DPAE, contrats, avenants, soldes de tout compte)

• Collecter et transmettre les éléments de paie

• Assurer le suivi des absences, arrêts maladie, congés et notes de frais

• Mettre à jour et tenir les registres obligatoires (registre du personnel, affichages légaux, DUERP…)

Recrutement & intégration

• Piloter les recrutements en lien avec les managers : rédaction des offres, sourcing, sélection, coordination des entretiens

• Organiser l’onboarding des nouveaux collaborateurs (poste de travail, accès, livret d’accueil, parcours d’intégration)

• Être le point de contact de référence pour toute question administrative ou RH

Relations sociales & conformité

• Assurer la liaison avec les instances représentatives du personnel (CSE)

• Veiller au respect du droit du travail et des obligations légales de l’employeur

• Accompagner la direction sur les sujets disciplinaires et les situations sensibles

2. Animation événementielle

Événements internes — créer du lien

• Concevoir et animer le calendrier des moments collectifs (Lunch&learn, ateliers, afterworks, célébrations, séminaires)

• Identifier des formats fédérateurs adaptés à la culture Naxos et à la diversité des profils

• S’assurer que chaque événement renforce le sentiment d’appartenance et de cohésion d’équipe

Événements clients — les NaxosLab

• Organiser et coordonner les événements mensuels chez Naxos en présence des clients

• Gérer la logistique de bout en bout : invitations, programme, accueil des invités

• Être l’ambassadeur(rice) de l’image de Naxos : professionnalisme, chaleur, fluidité

Partenariats — présence dans les réseaux

• Organiser la présence de Naxos lors des conventions et événements des réseaux immobiliers partenaires

• Préparer les participations (stands, supports, déplacements, logistique)

• Nourrir la relation avec les partenaires en amont et en aval des événements

3. Services généraux & vie de l’entreprise

• Piloter et suivre les contrats de maintenance, nettoyage, sécurité et gardiennage (800 m²)

• Gérer les relations fournisseurs : sélection, négociation, suivi

• Veiller à la bonne tenue des locaux

• Gérer les stocks de fournitures, équipements et consommables

• Assurer le classement et l’archivage des contrats

• Gérer le courrier entrant et sortant

• Participer à la gestion administrative quotidienne en support de la RAF

+ Assistanat de direction & support au Président

• Gérer l’agenda, l’organisation des réunions de la direction

• Rédiger et mettre en forme des courriers, notes, comptes-rendus et présentations

• Traiter les informations confidentielles avec discrétion absolue

• Être un relais fiable entre le Président et les équipes internesFormation & expérience

• Bac+3 à Bac+5 en Ressources Humaines, Droit Social, Management ou équivalent

• Expérience significative (5 ans minimum) dans un poste RH généraliste, idéalement complétée d’une dimension d’assistanat de direction

• Expérience en PME ou environnement à taille humaine appréciée

Compétences techniques

• Maîtrise du droit du travail, des formalités administratives RH et des bases de la paie

• Compétences en organisation d’événements (planification, logistique, gestion des prestataires)

• Maîtrise des outils bureautiques et aisance sur les outils informatiques

• Aisance rédactionnelle : courriers, comptes-rendus, communications internes

Qualités personnelles

• Sens du contact naturel et chaleureux - à l’aise avec tous les interlocuteurs, des collaborateurs aux clients

• Discrétion et confidentialité - capacité à traiter des sujets sensibles avec maturité

• Rigueur et sens de l’organisation - gestion des priorités dans un environnement multitâches

• Proactivité - anticipe les besoins sans attendre

• Esprit fédérateur - aime créer du lien, naturellement proche des gens

• Représentation professionnelle - incarne l’image de Naxos en interne comme en externe

Ce que nous offrons

• Un poste central et stratégique, au cœur de la vie de Naxos

• Une grande variété de missions

• Un environnement humain et dynamique (~45 collaborateurs)

• Des locaux modernes et spacieux (~800 m²), bien situés à Paris

• La confiance et la proximité de la direction

• Rémunération attractive selon profil et expérienceCandidature

Merci d’adresser votre CV et lettre de motivation à : [email protected]

Référence à indiquer : RH-VE-2025