Assistant(e) de Direction / Assistant(e) Technique

À propos du poste
Nous sommes une entreprise spécialisée dans la rénovation de bâtiments (hôtels, résidences, etc.) et recherchons un(e) assistant(e) de direction et technique pour rejoindre notre équipe dynamique. Vous serez au cœur de l'organisation, en soutenant les activités administratives et en facilitant la coordination des projets.

Ce poste est idéal pour une personne rigoureuse, proactive, polyvalente et organisée.

Responsabilités

• Gérer la réception du courrier, mails et appels téléphoniques
• Assurer le secrétariat et la gestion des documents administratifs (divers demandes et édition d'attestation de vigilance Urssaf, Insee, Kbis...) - Utiliser Microsoft Office pour créer des présentations, des rapports et d'autres documents
• Répondre aux appels d'offre
• Créer les dossier type DOE, PPSPS
• Création de dossier pour les ouvertures de chantier et effectuer les demandes d'acompte
• Suivi de la banque et procéder aux règlements fournisseurs et sous-traitants
• Tenue de divers tableaux de suivis des fournisseurs et sous-traitants ; des ventes et leurs règlements, relancer les impayés
• Vérifier les factures d'achats avec les bons de livraison avant intégration comptable
• Etablir les factures d'avancement de chantier et devis puis assurer leur suivi
• Gérer les dépannages et/ou petites prestations intégralement
• Savoir organiser un agenda et planifier des rendez-vous
• Fournir un soutien administratif général au responsable ou à la responsable de bureau
• Tenue de la comptabilité (gestion des notes de frais, importer les factures entrantes et de ventes dans le logiciel de comptabilité, comparer les relevés de banque avec la comptabilité)
• Suivi des contrats d'intérim, relevés d'heures, gestion des congés, des absences, des intempéries, des visites médicales des salariés en interne et auprès des organismes afférents
• Gestion des amendes, des renouvellements de stationnement, des occupations de voiries
• Commande de fournitures et de vêtements

Profil recherché

• Expérience significative dans un poste similaire
• Sens de l'organisation et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément
• Excellentes compétences en communication écrite et orale
• Maîtrise indispensable des outils Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint)
• Capacité à travailler de manière autonome tout en étant un bon membre d'équipe
• Sens du service client et capacité à interagir avec divers interlocuteurs

Si vous êtes motivé(e) par le travail administratif et que vous souhaitez contribuer au succès d'une équipe, nous serions ravis de recevoir votre candidature.

Rémunération : 35 000,00€ à 40 000,00€ par an

Capacité à faire le trajet ou à déménager:

• 94400 Vitry-sur-Seine: Faire le trajet sans problème ou prévoir un déménagement avant de prendre son poste (Requis)

Formation:

• Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel)

Expérience:

• assistant de direction: 3 ans (Requis)

Langue:

• Français (Requis)

Lieu du poste : En présentiel