Assistant.e de Direction

Temps de travail : Poste à 37h30 sur 5 jours avec jours ARTT – du lundi au vendredi – avec plages de présence obligatoire de 9h00 à 11h30 et de 14h00 à 17h00

Salaire : Rémunération statutaire + régime indemnitaire + Indemnité de résidence

Action sociale : Participation de la collectivité à hauteur de 20 € / mois à une mutuelle labellisée et 20 € / mois à un contrat de prévoyance + participation de la collectivité aux tickets restaurant journaliers + télétravail une journée par semaine + Amicale du personnel.

Sous l’autorité directe de la Directrice Générale des Services, vous aurez les missions suivantes :

·        Assister la Direction Générale des Services dans les domaines administratifs et organisationnels :

-        Gestion de l’agenda et organisation : Planification des réunions, rendez-vous, déplacements professionnels en anticipant les priorités et conflits d’agenda

-        Support administratif et suivi : préparer et contrôler les dossiers, rédiger des comptes rendus, présentations et correspondances, organiser l’archivage et la documentation professionnelle de la direction générale

-        Organisation de la logistique des réunions et événements internes ou externes : s’assurer de la disponibilité des intervenants, préparer la salle matériellement (salles de réunions à réserver, disposition de la salle à préparer, logistique générale)

-        Coordination et reporting : assurer le suivi des projets, tableaux de bord, indicateurs et reporting pour la direction générale

-        Assister dans les domaines administratifs le DGARII et soutenir ponctuellement les autres directions rattachées à la DGS hors DGATI selon les besoins

-        Assurer le relais de la DGS auprès des élus et des communes

-        Gérer et suivre le budget annuel de la direction générale

·        Garantir un accueil de qualité et un fonctionnement quotidien :

-        Organiser l’activité quotidienne, gérer les plannings et les absences

-        Manager et fédérer l’équipe au quotidien.

-        Effectuer des remplacements ponctuels à l’accueil en cas d’impératifs.

-        Piloter la diffusion du courrier entrant et sortant et garantir un fonctionnement optimal auprès des services internes.

·        En suppléance de la personne en charge des instances, préparation et suivi des instances communautaires, notamment la rédaction de procès-verbal des séances et rédaction des délibérations pour transmission au contrôle de légalité.PROFIL RECHERCHE – COMPETENCES – SAVOIR FAIRE REQUIS

-        Maîtrise du fonctionnement des institutions politiques (EPCI)

-        Maitrise des techniques de secrétariat

-        Maitrise des principes rédactionnels du compte-rendu

-        Expérience de management d’une équipe administrative sera un plus

-        Connaissance du contexte et enjeux de la collectivité

-        Utilisation des logiciels de bureautique

-        Bonne capacité relationnelle

-        Réactivité, adaptabilité et diplomatie dans un environnement transversal

-        Rigueur

-        Discrétion

-        Gestion des urgences1. Durée de publication du poste : 1 mois plein 2. Étude des candidatures par le service recruteur et le service. 3. Convocation à un entretien en présentiel de préférence mais visioconférence possible. 4. Possibilité d’un second entretien. 5. Prise de contact avec le candidat sélectionné pour évoquer les éléments RH.