Assistant(e) de Direction

(PHOENIX DB) Société pluridisciplinaire évoluant principalement dans le domaine du CHR (Café, Hotels, Restaurants) – Bureaux – Locaux commerciaux. PHOENIX DB est un bureau d’Etude spécialisé en Accessibilité, Sécurité Incendie, Extraction. Nous intervenons dans tous les domaines de la conception architecturale, du design et de la décoration intérieure. Nos missions allant de la conception au suivi de chantier, PHOENIX DB guide ses clients dans l’aménagement de leur local commercial, de leurs bureaux ou de leur logement.

Nous recherchons un (une) Assistant(e) de direction / office manager polyvalente avec minimum 5 ans d’expérience dans un poste similaire, organisée et proactive, capable d’accompagner la direction et de structurer le fonctionnement administratif de l’entreprise.

Vos missions :

Rattaché(e) directement au dirigeant / président, vous jouez un rôle central dans le pilotage administratif et financier de la structure :

• Assistanat de direction : suivi d’agenda intra entreprise, organisation des réunions, préparation de dossiers stratégiques, suivi des priorités
• Gestion administrative globale : traitement du courrier, rédaction de documents, suivi des contrats fournisseurs, prestataires, clients, gestion documentaire, coordination des interlocuteurs
• Suivi comptable : interface avec l’expert-comptable, facturation, relances, préparation des éléments de paie, préparation au bilan
• Suivi juridique en relation avec les avocats
• Gestion autonome de la trésorerie et des relations bancaires : pilotage quotidien des flux, suivi du prévisionnel de trésorerie, préparation et validation des paiements, rapprochements bancaires, échanges directs avec les partenaires bancaires
• Reporting régulier au dirigeant et aide à la décision : remontée d’informations, alertes, suivi des indicateurs clés liés à la trésorerie et à l’activité
• Gestion des ressources humaines : suivi administratif du personnel, gestion des absences, interface pour la transmission des variables au service externalisé des payes, participation au recrutement, élaboration des contrats
• Support aux équipes techniques : mise en forme de documents, suivi administratif des projets (appels d’offres, pièces marchés, etc.)

· Organisation interne : gestion des fournitures, coordination des prestataires, structuration et amélioration des process

Profil recherché

• Formation en assistanat de gestion, administration ou équivalent
• Expérience confirmée (5 ans minimum), avec gestion autonome de la trésorerie sur un poste similaire
• Très bonne compréhension des enjeux financiers d’une PME (gestion des flux, anticipation, priorisation des paiements)
• Excellente organisation, rigueur et sens des responsabilités
• Forte autonomie et capacité à être un véritable relais de confiance du dirigeant
• Très bonnes capacités rédactionnelles
• Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office) et idéalement d’outils de gestion (CRM, Pennylane )
• Aisance relationnelle, esprit d’équipe, dynamisme, rigueur

Qualités attendues

• Discrétion et sens aigu de la confidentialité
• Esprit d’initiative et capacité à alerter de manière pertinente
• Réactivité et gestion des priorités dans un environnement exigeant
• Fiabilité et sens de l’engagement
• Goût pour les environnements à taille humaine avec un fort niveau de responsabilité

Type d'emploi : Temps plein

Mission : CDI

Merci d'envoyer votre candidature avec CV, lettre de motivation

EMAIL : [email protected] et [email protected]

Rémunération : à partir de 1,00€ par an

Lieu du poste : En présentiel