Assistant(e) DE DIRECTION

À propos du poste
Nous recherchons un(e) Assistant(e) de Direction dynamique et organisé(e) pour rejoindre notre équipe. Placée directement sous la responsabilité de l’équipe de Direction, la personne recrutée occupe un rôle de facilitatrice et de relais opérationnel dans l’organisation quotidienne du centre. Elle accompagne la Direction, coordonne les informations utiles au fonctionnement de la structure et contribue à la qualité de l’accueil et des relations avec nos interlocuteurs internes et externes.

VOS MISSIONS

o Assister la Direction dans son organisation quotidienne : priorités, agendas, réunions, déplacements, courriers, dossiers et suivi des principales échéances.

o Préparer et suivre les réunions et instances du centre : réunions d’équipe, CA, AG, Conseil de perfectionnement… ; rédiger les comptes rendus et suivre les décisions et plans d’actions.

o Assurer l’accueil physique et téléphonique du centre, renseigner et orienter les apprenants, entreprises, partenaires, fournisseurs et visiteurs.

o Organiser la circulation des informations internes et externes, y compris confidentielles, et assurer le suivi administratif des dossiers transversaux : contrats, prestataires, maintenance, assurances, achats, approvisionnements, abonnements et échéances.

o Assurer le suivi administratif courant du personnel : dossiers salariés, absences, congés, visites médicales, échéances RH et transmission des informations aux prestataires concernés.

o Assurer l’interface avec le prestataire comptable externalisé : transmission des pièces et informations, suivi des demandes et échéances et coordination avec la Direction.

o Participer au suivi des dossiers de financement et de subvention : centralisation des pièces, suivi des échéances et coordination avec les différents interlocuteurs.

o Participer à la promotion de nos formations et à la représentation extérieure du centre : salons, forums, JPO, événements emploi-formation, rencontres avec les candidats, entreprises et partenaires et valorisation de l’offre de formation.

o Organiser et coordonner les événements internes et externes : séminaires, journées d’équipe, JPO, salons, forums, visites et événements partenaires, de leur préparation administrative et logistique jusqu’à leur réalisation.

o Contribuer au suivi de la démarche qualité et Qualiopi : échéances, gestion documentaire, éléments de preuve et préparation des audits et contrôles.

o Assurer la coordination du RGPD : suivi des procédures et documents, sensibilisation des collaborateurs, suivi des demandes ou incidents et lien avec les interlocuteurs compétents.

o Assurer le classement, l’archivage et la gestion documentaire, ainsi que l’actualisation et la diffusion des procédures internes.

o Être un relais opérationnel de la Direction : suivre les dossiers et actions confiés, effectuer les relances nécessaires, rendre compte de leur avancement et alerter en cas de difficulté ou d’échéance.

LE PROFIL QUE NOUS RECHERCHONS

Vous êtes organisé-e, réactif-ve et autonome. Vous aimez faciliter le travail d’une direction, gérer plusieurs sujets simultanément et savez identifier les priorités. Vous êtes à l’aise aussi bien dans la rédaction de documents que dans la relation avec des interlocuteurs variés.

· Excellent sens de l’organisation, de la confidentialité, de la loyauté et du service.

· Qualités rédactionnelles, capacité de synthèse, prise de notes et rédaction de comptes rendus.

· Aisance relationnelle et capacité à représenter professionnellement la structure à l’extérieur.

· Capacité à rendre compte, alerter et proposer des solutions.

· Maîtrise des outils bureautiques et numériques courants, notamment Outlook, Word et Excel.

· Une connaissance du secteur de la formation professionnelle, de l’apprentissage ou d’un CFA serait appréciée.

PRÉREQUIS

· Formation de niveau Bac+2 minimum souhaitée, avec une expérience en assistanat de direction, assistanat de gestion ou fonction administrative comparable.

· Permis B exigé compte tenu des déplacements ponctuels liés aux représentations extérieures.

· Connaissances des logiciels, YPAREO et/ou SAGE serait un plus

RÉMUNÉRATION

Rémunération à partir de 2 400 € brut mensuels, selon le profil et l’expérience.

Convention Collective Nationale des Organismes de Formation (CCN 1516).

POURQUOI NOUS REJOINDRE ?

Vous rejoindrez une structure à taille humaine, implantée à La Chapelle-Saint-Mesmin, au sein du réseau des Compagnons du Tour de France. Le poste offre une place centrale dans la vie du centre, avec des missions variées, de l’autonomie et un contact quotidien avec la Direction, les équipes, les apprenants, les entreprises et les partenaires.

INTÉRESSÉ-E ? REJOIGNEZ-NOUS !

Adressez votre CV et votre candidature à :
[email protected]
Fédération Compagnonnique Régionale d’Orléans – 23 rue Gustave Eiffel – 45380 La Chapelle-Saint-Mesmin

Rémunération : à partir de 2 400,00€ par mois

Avantages :

• Travail à domicile occasionnel

Lieu du poste : En présentiel