Assistant(e) DE DIRECTION GENERALE H/F

À propos du poste
Elisecare recherche une assistante de direction polyvalente pour accompagner son équipe parisienne et contribuer au bon fonctionnement de ses missions humanitaires internationales.
Véritable bras droit opérationnel de la Direction, elle assure la gestion quotidienne du bureau et le suivi administratif de l’association.
Elle coordonne les prestataires, contrats, courriers, fournitures et différents dossiers administratifs.
Elle apporte également un soutien logistique aux équipes de terrain, aux actions de communication et aux événements de l’ONG.
Une part du poste concerne la pré-comptabilité : factures, paiements, notes de frais, suivi budgétaire, trésorerie et tableaux de bord.
Elle prépare et transmet les éléments nécessaires aux cabinets comptable et de paie et veille à la parfaite tenue des pièces justificatives.
Elle participe également au suivi administratif des salariés : contrats, congés, absences et relations avec les organismes sociaux.
Autonome, rigoureuse et proactive, elle sait gérer les priorités, anticiper les besoins et proposer des solutions afin de soulager efficacement la Direction.
Le poste requiert d’excellentes qualités organisationnelles et rédactionnelles, une bonne maîtrise d’Excel et de la gestion/comptabilité, ainsi qu’un bon niveau d’anglais.
Nous recherchons avant tout une personne fiable, engagée, discrète et profondément en accord avec les valeurs humanitaires d’Elisecare.

Responsabilités

1 - Office Management & Administration

· Veille à la parfaite tenue quotidienne du bureau

· Accueil physique & téléphonique.

· Gestion du courrier

· Commandes de fournitures & gestion des stocks

· Suivi administratif général : contrats, renouvellements, archivage.

· Gestion des prestataires

2 - Assistance générale

· Support logistique aux équipes de terrain, communication et événementiel

· Rédaction et envoi d’emailings, de courriers, d’invitations, de newsletter.

3 - Pré-comptabilité

· Collecte, traitement, classement et digitalisation des factures et des paiements entrants/sortants

· Traitement des notes de frais, factures, commandes, dépôts de garantie, justificatifs bancaires…

· Contrôle et validation des dépenses en application du budget prévisionnel, suivi quotidien des flux financiers et actualisation des tableaux

· Transmission mensuelle des pièces au cabinet comptable externe et parfaite gestion des documents pour établissement du bilan par le cabinet d'expertise comptable

· Suivi des congés payés, RTT et absences, transmission des salaires aux cabinet de paie

· Tenue des contrats, constitution et mise à jour des dossiers du personnel

· Interface avec les organismes sociaux (URSSAF, CPAM, mutuelles, etc.)

Profil recherché

• Expérience confirmée en gestion administrative ou en secrétariat avec une forte orientation service client.
• Maîtrise avancée de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) ainsi que Google Workspace.
• Excellentes compétences organisationnelles avec une capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.
• Expérience en gestion de projets ou coordination d’événements est un plus.
• Capacité à travailler avec précision dans un environnement dynamique tout en respectant les délais.
• Sens du détail, discrétion et excellente communication écrite comme orale.

Ce poste est ouvert à tous celles qui souhaitent évoluer dans un cadre professionnel stimulant où leur autonomie et leur sens du service seront pleinement valorisés. Si vous êtes motivé(e), organisé(e) et prêt(e) à relever ce défi passionnant, rejoignez-nous pour contribuer au succès de notre équipe!

Rémunération : 24 715,73€ à 30 000,00€ par an

Lieu du poste : En présentiel