Assistant(e) DE DIRECTION GENERALE H/F

Définition du poste

• Organiser pour le directeur le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers

• Organiser la gestion logistique (réunions, …)

• Contribuer au bon fonctionnement général des services administratifs.

Missions / Activités principales

• Gestion administrative :

• Réception, enregistrement et distribution du courrier interne et externe

• Tenue du calendrier des instances du CH de Givors des réunions de direction, encadrement, réunions organisées par la Direction.

• Préparation et diffusion des ordres du jour des instances institutionnelles (Directoire, Conseil de surveillance, Commission Médicale d’Etablissement, Comité Technique d’Etablissement, F3SCT) du CH de Givors. Prise de notes et rédactions des procès-verbaux pour le Direc-toire, le Conseil de Surveillance et la CME

• Mise en forme des avis et vœux du CTE, du F3SCT et de la CME

• Mise en forme des délibérations du Conseil de surveillance et diffusion aux autorités compé-tentes

• Suivi des délibérations et tenue d’un registre des délibérations

• Préparation et diffusion des ordres du jour des réunions de direction / réunion d’encadrement (et autres réunions institutionnelles), du Conseil de Vie Sociale.

• Tâches de rédactions et de mise en forme : courriers, notes, rapport, …

• Tenues des chronos : courriers, décisions, notes

• Elaboration, diffusion et suivi des tableaux des gardes administratives

• Suivi des congés de l’équipe de direction

• Préparation et suivi des frais de missions du directeur

• Reproduction et diffusion des documents

• Définition d’un plan d’archivage des documents (papier et informatique) et archivage

• Gestion et suivi des conventions

• Gestion et suivi des contentieux (Lien avec les avocats et les assureurs)

• Communication – coordination :

• Accueil physique et téléphonique (filtre des appels, prise de message, …)

• Tenue de l’agenda informatisé et prises des rendez-vous du directeur. Organisation des ren-contres selon les priorités

• Tenue de l’agenda annuel des réunions et des instances

• Préparation hebdomadaire des dossiers en lien avec l’agenda

• Diffusion des notes d’information et de services sur intranet

• Organisation de la logistique : réservations des salles, planification et organisation des évè-nements institutionnels (vœux, …), gestion des buffets ou repas en collaboration avec le responsable des cuisines, commandes de papeterie et suivi des stocks

• Communication avec les usagers : Référent usagers

en lien avec la responsable qualité

• Personne chargée des relations avec les usagers : échanges téléphoniques, temps de ren-contres de 2 demi-journées par semaine

• Traitement des demandes d’accès au dossier médical

• Dans le rapport annuel CDU, reporting des informations sur les demandes d’accès aux dos-siers médicaux

• Réponses aux avis Google

• Tenue du registre des plaintes et des remerciements et des demandes d’accès aux dossiers médicaux

· MISSIONS SPECIFIQUES

• Gestion des fournitures de bureau

• Veille documentaire (Le Progrès, autres revues)

Compétences souhaitées

• Discrétion et respect du secret professionnel

• Rigueur, capacité d’organisation et gestion des priorités

• Autonomie

• Qualités relationnelles

• Réactivité et disponibilité

• Maitrise des outils bureautiques et des technologies d’information et de communication

Candidature à envoyer à Mme AMIEL-GRIGNARD Directrice

[email protected]

Rémunération : 24 000,00€ à 30 000,00€ par an

Avantages :

• RTT

Lieu du poste : En présentiel