ASSISTANT(E) DE DIRECTION (H/F)

Pas de contrat en alternance !

L'IFCAES recrute pour l'un de ses adhérents, une structure de l'ESS basée à Lyon.

Vous êtes placé(e) sous l’autorité hiérarchique du Directeur et lui rendez compte. Vous travaillez aussi en étroite collaboration avec la Responsable RH, selon les besoins.

La/le Assistant(e) de direction assiste le Directeur dans ses activités, et l’accompagne afin de faciliter et d’optimiser la gestion administrative de son activité.

La/le Assistant(e) de direction assure le rôle d' interface privilégiée entre la direction générale, les collaborateurs et les partenaires externes.

Responsabilités et missions : (liste des missions non exhaustive et évolutive selon les besoins)

Assistance de la Direction Générale :

• Gestion administrative et coordination : Suivi des opérations administratives, gestion des priorités, organisation des activités de la direction.

• Interface interne/externe : Transmission fluide des informations entre les services, le personnel, les partenaires et les interlocuteurs externes.

• Rédaction et suivi : Rédaction, diffusion et archivage des comptes rendus de réunions (CoDir, internes, mandatés), suivi des décisions.

• Organisation et logistique : Planification de réunions, optimisation des agendas, organisation d’événements.

• Reporting et outils de pilotage : Compilation et consolidation des données pour élaborer des tableaux de bord et outils d’aide à la décision.

• Contribution à la communication interne : Participation aux actions de communication en lien avec les projets de direction.

• Amélioration des procédures : Proposition et mise en œuvre d’améliorations dans les modes d’organisation et les processus internes.

Assistance en gestion administrative RH

Gestion administrative du personnel :

• Suivi des dossiers collaborateurs : embauches, départs, contrats de travail, avenants, registre du personnel.

• Suivi des temps de travail, absences (maladie, congés), et lien avec le service paie.

• Tenue des registres obligatoires (registre du personnel, registre des absences, dossiers organismes sociaux).

• Suivi des visites médicales, médecine du travail, déclarations d’accidents du travail.

• Relation avec les organismes sociaux (mutuelle, prévoyance, CPAM, etc.).

Appui au recrutement :

• Participation à l'organisation logistique des recrutements (planification d'entretiens, relation avec les candidats, diffusion des offres).

• Collaboration avec la direction et la direction financière dans la constitution du bilan social.

Suivi de la formation professionnelle :

• Recueil et analyse des besoins de formation. Recherche d’organismes, organisation des actions de formation. Constitution et suivi des dossiers de financement.

Prévention et sécurité au travail :

• Suivi administratif du Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels (DUERP).

• Participation globale à la gestion administrative RH et appui à la prise de décision par la mise à disposition d’indicateurs et de données (statistiques RH, absences, temps de travail...).

Compétences requises :

• Maitrise les processus de gestion administrative du personnel (RH)
• Pratique courante des outils bureautiques du pack office (Excel, Word, Power Point, Outlook, Internet)
• Utilisation courante des techniques de prise de notes et de rédaction
• Connaissances de base du droit du travail
• Autonomie, rigueur et capacité d’organisation
• Capacité d’anticipation et esprit d’initiative
• Très bon relationnel et capacité d’adaptation
• Confidentialité nécessaire
• Polyvalence
• Diplomatie

Classification du poste :

CDI / Contrat à temps complet / 35h00 hebdomadaire

Statut : Agent(e) de Maitrise

Salaire brut mensuel : 2 100 € + 13ème mois + prime de vacances.

Avantages : Accès aux prestations billetterie, vacances, restauration d’entreprise, arbre de Noël... du CSE. Prise en charge à 100% du train entre le domicile et le lieu de travail. Abonnement mensuel TCL pris en charge à 75%.

Lieux de travail :

Siège à Lyon-Perrache, et déplacements sur l'ensemble des structures du périmètre (entre Lyon et son agglomération, Valence, Ptes Lès Valences, Saint-Etienne et Roanne)

Niveau initial requis :

• Niveau 5 de l'Education Nationale (BAC +2 ou 3), avec expérience professionnelle significative de 2 années sur des fonctions similaires.
• Titulaire d’un diplôme technique dans les fonctions de support administratif et organisationnel à l'équipe de direction.
• Permis B exigé.

Si vous êtes motivé(e) pour rejoindre une structure importante sur la région, nous serions ravis de recevoir votre candidature.