Assistante de direction (H/F)

MISSIONS

Née en 2016 sur les deux rives de la Seine, notre jeune Communauté urbaine rassemble 73 communes du nord des Yvelines et un peu plus de 442 000 habitants. Le territoire de GPS&O conjugue dynamisme industriel, innovation économique et qualité de vie grâce à un équilibre entre biodiversité et aménagements urbains. Une identité que nous portons fièrement dans nos missions de service public au quotidien et dans nos projets futurs ! Nous recherchons des collaboratrices et des collaborateurs passionnés qui ont envie de travailler en équipe et de s’investir de façon concrète pour ce territoire et ses habitants.

Au sein d’une direction structurée et fortement opérationnelle (360 agents répartis entre centres techniques et services centraux), l’assistante de direction contribue au pilotage administratif, à la coordination et à la sécurisation du fonctionnement de la direction de la voirie.

Véritable interface entre la direction, les services opérationnels, la direction générale et les élus, elle joue un rôle central dans l’organisation et la fiabilisation des circuits d’information, en veillant à leur circulation, leur priorisation et leur exploitation au service de l’action de la direction.

En appui direct du directeur, elle organise et anticipe l’activité stratégique, prépare les échéances et contribue à la prise de décision par la production de supports fiables et synthétiques. Elle participe également à la coordination des activités et des projets structurants de la direction (investissement, exploitation, programmation pluriannuelle), en assurant un suivi transversal et en produisant des outils de reporting adaptés.

Enfin, elle contribue à la qualité et à l’efficience des procédures administratives, en structurant les pratiques, en accompagnant les services et en participant à une démarche d’amélioration continue à l’échelle de la direction.

📝 Vos Missions Principales Seront Assistance stratégique et appui à la décision du directeur : Piloter la gestion de l’agenda du directeur en intégrant les priorités stratégiques et les enjeux institutionnels

Préparer les échéances (réunions, instances, arbitrages) en élaborant des dossiers, notes de synthèse et éléments d’aide à la décision

Assurer un rôle d’alerte sur les échéances et dossiers sensibles

Rédiger, sécuriser et harmoniser les documents administratifs (notes, comptes rendus, courriers stratégiques)

Coordination, Organisation Et Circulation De L’information Coordonner l’organisation des réunions et instances de la direction (ordre du jour, préparation, suivi des décisions)

Structurer et fiabiliser les circuits de diffusion de l’information au sein de la direction et avec les interlocuteurs externes (DG, DGA, cabinet, élus)

Assurer la centralisation et la priorisation des sollicitations internes et externes

Contribuer à la continuité de service en lien avec les autres assistantes de direction

Pilotage Administratif Et Suivi De L’activité Concevoir, alimenter et analyser des tableaux de bord de suivi de l’activité (indicateurs opérationnels, délais, suivi des projets)

Mettre en place des outils de reporting à destination de la direction et de la direction générale

Assurer le suivi administratif des projets structurants de la direction (PPI voirie, ouvrages d’art, éclairage public, exploitation…)

Produire des bilans et états d’avancement

Pilotage du courrier et sécurisation des procédures administratives : Piloter le circuit des courriers de la direction (répartition, suivi, respect des délais)

Contrôler la qualité rédactionnelle et la conformité administrative des réponses

Mettre en place et suivre des indicateurs de performance (délais de réponse, typologie)

Apporter un appui méthodologique aux services (rédaction, procédures, outils)

Veille, Amélioration Continue Et Projets Transversaux Assurer une veille réglementaire et administrative en lien avec les activités de la direction

Participer à l’évolution des pratiques et à l’optimisation des procédures internes (dématérialisation, outils, circuits)

PROFIL

🎯 Votre profil nous intéresse si vous avez : Diplômes Bac +2 à Bac +3 en assistanat de direction, gestion administrative ou collectivités territoriales

Connaissances Fonctionnement des collectivités territoriales,

Techniques de rédaction administrative et de synthèse,

Outils bureautiques avancés et logiciels métiers,

Méthodes de pilotage et de suivi d’activité (tableaux de bord, indicateurs),

Organisation des circuits décisionnels et institutionnels.

Expériences Expérience significative sur un poste d’assistanat de direction à fort niveau d’autonomie ou sur des fonctions administratives polyvalentes en collectivité

Qualités Forte capacité d’organisation et de priorisation,

Esprit d’analyse et de synthèse,

Qualités rédactionnelles reconnues,

Discrétion et sens de la confidentialité,

Capacité à travailler en transversalité avec de multiples interlocuteurs,

Proactivité et force de proposition.

✅ La Communauté Urbaine Vous Propose Une rémunération attractive sur étude individualisée

Différentes formules de télétravail possibles et espaces de co-working à disposition selon les missions exercées

Parking gratuit, forfait mobilité durable sous conditions

Carte restaurant avec contribution employeur de 60%

Possibilité de souscrire à une mutuelle et prévoyance avec participation employeur

Prestations sociales, culturelles et sportives CNAS (Centre National d’Action Sociale)

Environnement 100% cloud - Politique de développement des compétences

Engagements : plan d’égalité femmes/hommes, apprentissage, handicap

Qualité de vie au travail : moments de convivialité, mise en place d’un baromètre de la QVCT

Prise en charge du titre de transport à hauteur de 75%