Assistant(e) de Faculté H/F

Fondée en 1906, l'EDHEC est aujourd'hui l'une des 10 meilleures écoles de commerce en Europe. Basée à Lille, Nice, Paris, Londres et Singapour, et comptant plus de 90 nationalités sur ses campus, l'EDHEC est une école entièrement internationale directement connectée au monde de l'entreprise.

Avec plus de 60 000 diplômés dans 143 pays, elle forme des managers engagés capables de relever les défis d'un monde en pleine évolution. Forte de ses valeurs fondamentales d'excellence, d'innovation et d'esprit d'entreprise, l'EDHEC a développé un modèle stratégique fondé sur une recherche réellement utile à la société, aux entreprises et aux étudiants.

Cette culture s'illustre notamment dans les travaux de l'EDHEC-Risk Climate Impact Institute, de l’EDHEC NewGen Talent Centre, de l’EDHEC infrastructure & private assets Institute ou encore de la récente chaire Management in Innovative Health.

L'École fonctionne comme un véritable laboratoire d'idées et joue un rôle de pionnier dans le domaine de l'éducation numérique via EDHEC Online, la première plateforme de formation diplômante entièrement en ligne.

Ces différentes composantes font de l'EDHEC un centre de connaissances, d'expériences et de diversité, destiné à préparer les nouvelles générations de managers à exceller dans un monde en pleine mutation.

L'EDHEC en chiffres :

• 9 400 étudiants en formation académique
• plus de 20 programmes diplômants allant du Bachelor au PhD
• 175 professeurs et chercheurs
• 13 centres et chaires de recherche spécialisés

L'EDHEC Business School recrute un(e) Assistant(e) de Faculté (H/F).

Poste en CDI à temps complet situé sur le Campus de Lille (Roubaix).

Missions

La Faculty de l’EDHEC regroupe 5 départements d’enseignement et de recherche et plus de 180 professeurs et chercheurs.

Au sein de cette Faculty, et pour le compte de 2 de ses départements (Marketing & Stratégie), l’Assistant.e Faculty a en charge :

• La gestion administrative des activités du corps professoral,
• Le support aux process de recrutement et de gestion des intervenants vacataires,
• Le Support à l’activité des pôles d’excellence et de recherche,

Vos missions seront les suivantes :

Gestion administrative du fonctionnement des départements académiques :

Suivi budgétaire de chaque département académique, y compris les Pôles d’Excellence, avant consolidation au niveau du Décanat

• Suivi et validation des factures (Progidoc)
• Contrôle de la bonne affectation au budget
• Suivi des dépenses par budget (y compris les budgets individuels de certains professeurs)
• Suivi des dépenses liées aux projets avec financements extérieurs

Support administratif

• Achat fournitures
• Réservation déplacements (hors enseignement)
• Gestion des agendas, appels téléphoniques
• Commandes hors programme (ouvrages, bases de données)
• Envoi reportings

Support au processus de recrutement et gestion des intervenants vacataires :

Interface des départements académiques dans le cadre du recrutement des enseignants vacataires

• Prise de contact avec intervenants pour obtenir des informations administratives
• Saisie des données personnelles des enseignants vacataires dans Aurion
• Assiste les adjoints aux Responsables de départements lors de l’élaboration du plan de charge des enseignants vacataires pour l’année n + 1 – Appli mercato
• Diffusion des évaluations des enseignements aux Deputy Heads en vue de leur envoi aux enseignants vacataires concernés

Gestion du portefeuille de CV des enseignants vacataires des départements académiques :

• Récolte et suivi (relances) de tous les CVs
• Archivage des CVs dans Aurion

Support à l’activité des pôles d’excellence et suivi de la production intellectuelle du corps professoral

Organisation des réunions propres à chaque département académique

• Réservation salles / transport, chambres, restauration si nécessaire
• Participation aux réunions
• Organisation des cagnottes, des activités telles que les visites guidées

Soutien à l’organisation d’évènements de recherche (réunions, conférences, etc.)

• Gestion des inscriptions si la conférence est payante
• Organisation du déroulement : suivi logistique et autres services
• Gestion des besoins des intervenants/participants
• Demande de e-cards pour toute activité de recherche (memberships, conférences, ouvrages pour recherches…)
• Communication autour de l’évènement notamment réalisation de visuels

Profil recherché

Formation type et/ou expérience requise :

• BAC+2 ou BAC+3 de formation type assistant manager, assistant de direction complété d’une première expérience significative (3 ans)

Savoir-faire requis :

• Connaissance approfondie de la langue anglaise ( niveau B2 minimum )
• Maitrise d’Excel et des bases de données

Savoir être requis :

• Dynamisme, esprit d’initiative
• Discrétion, organisation et rigueur
• Réactivité et autonomie
• Capacités rédactionnelles
• Capacité d’adaptation