Assistant(e) de gestion H/F

L’AEM (Association d’Enquête et de Médiation) créée en 1998 met en œuvre des missions socio-judiciaires au pénal (alternatives aux poursuites, contrôles judiciaires, enquêtes de personnalité…) et au civil (enquêtes sociales, rencontres accompagnées parent-enfant(s)…). Elle organise également des stages de prévention (citoyenneté, addictions, conflits parentaux …) et développe des dispositifs innovants (accompagnement individuel renforcé pour des personnes souffrant d’addiction…).

Dotée de 35 antennes réparties dans 17 départements des régions Hauts de France, Nouvelle Aquitaine, Bretagne, Grand Est, Bourgogne-Franche-Comté et la Corse elle est composée d’équipes pluridisciplinaires (juristes, psychologues, travailleurs sociaux et personnels administratifs).

Pour l’accompagner dans son développement et renforcer ses équipes des fonctions support, basées à Seyresse, l’AEM recherche un(e) assistant(e) de gestion pour intervenir sur les domaines suivants :

Gestion de la facturation des professionnels libéraux

• Assurer la création administrative des dossiers des professionnels libéraux et veiller à leur mise à jour.
• Centraliser les factures reçues par courrier électronique et les transférer dans le module ACHAT.
• Vérifier la conformité des factures et la présence des justificatifs nécessaires à leur traitement.
• Identifier les éventuelles anomalies ou pièces manquantes et solliciter les régularisations nécessaires.
• Assurer le suivi administratif des factures jusqu’à leur transmission pour mise en paiement.

Gestion des notes de frais des salariés

• Vérifier les états de frais saisis par les salariés dans Eurecia, notamment la conformité des dépenses déclarées et la présence des justificatifs requis.
• Signaler les anomalies constatées et demander les corrections nécessaires aux salariés concernés.
• Préparer les bordereaux de mise en paiement des notes de frais validées.
• Assurer le suivi administratif des notes de frais jusqu’à leur transmission pour règlement.

Suivi des mises en paiement des loyers

• Contrôler la cohérence des montants des loyers à régler au regard des contrats de location et des échéances prévues.
• Préparer les éléments nécessaires au traitement des échéances locatives.
• Mettre à jour le tableau de suivi des loyers et des paiements effectués.
• Signaler les écarts ou anomalies constatés à la responsable.

Mise à jour des ventes dans le logiciel D-Crypte

• Assurer la mise à jour des ventes dans le logiciel de suivi d’activité D-Crypte, à partir des données déposées en comptabilité.

Appui informatique

• Participer à la préparation et au paramétrage de premier niveau des ordinateurs et des postes de travail, selon les procédures définies par le service gestion.
• Contribuer à l’installation et à la configuration des outils et logiciels nécessaires à l’activité, Formation interne
• Signaler les dysfonctionnements nécessitant une intervention technique spécialisée.

Prérequis :

• De formation BTS dans le domaine de l’assistanat de gestion ;
• Maîtrise du Office365 et principalement Excel (niveau avancé) ;
• Réelle appétence pour les outils de communication digitale (mail, teams…) ;
• Une expérience similaire d’au moins 1 an sera exigée. De ce fait, une première expérience réussie en PME, caractérisée par une forte polyvalence et une grande capacité d'adaptation, sera grandement appréciée.

Profil :

• Doté d’une grande capacité d’écoute, vous avez une réelle aisance relationnelle
• Vous avez un sens de la discrétion et de la confidentialité accrue
• Votre réactivité et souplesse seront un réel atout pour ce poste ;
• Votre rigueur et votre sens de l’organisation garantissent une réelle fiabilité dans vos travaux ;

Conditions

• Contrat en CDD pour une durée initiale de 3 mois pour 17h30 hebdomadaires ;
• Salaire brut : 1000 € mensuel
• Prime de 13ème mois versée biannuellement ;

Vos curriculums vitae sont à transmettre par mail à [email protected]

Rémunération : 1 000,00€ par mois

Avantages :

• Travail à domicile occasionnel

Formation:

• Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Requis)

Expérience:

• Gestion d'entreprise: 1 an (Optionnel)

Lieu du poste : En présentiel