Assistant(e) de gestion opérationnelle BTP

À propos du poste

Nous recherchons un(e) Assistant(e) de gestion opérationnelle BTP dynamique et organisé(e) pour rejoindre l'équipe.
Ce poste clé vous permettra d'assurer la gestion administrative et opérationnelle des dossiers BTP et collectivités, depuis leur constitution jusqu’à leur clôture. En appui de la Responsable administrative et opérationnelle et en lien direct avec la Direction générale, vous sécurisez les documents de chantier, contribuez aux devis et à leur suivi, puis montez progressivement en compétences sur la facturation BTP.

Vos missions

Assurer le suivi administratif et le secrétariat général

• Gérer le standard téléphonique, le courrier entrant et les échanges courants.
• Rédiger, mettre en forme et envoyer les courriers, courriels et réponses aux clients.
• Rédiger et diffuser les comptes-rendus de réunions et de chantier.
• Classer, archiver et tenir à jour les dossiers administratifs.

Constituer et piloter les dossiers BTP

• Établir les devis avec la Direction générale et Jérémie, puis assurer leur relance commerciale.
• Contribuer au chiffrage des travaux supplémentaires en cours de chantier.
• Constituer et mettre à jour les dossiers de chantier, notamment les attestations et documents réglementaires.
• Préparer et suivre les documents clés : PPSPS, PAQ, DOE, DAF, DGD et DC4.
• Gérer les plateformes dématérialisées et documentaires : attestations légales, Panda, Chorus Pro, R-Pro, Infogreffe ou outils équivalents.
• Exploiter les photos de chantier, les bases documentaires et les modèles internes ; réaliser ponctuellement des croquis ou schémas simples.
• Suivre les listes nominatives du personnel intervenant sur les chantiers.
• Prendre progressivement en charge les situations de travaux et la facturation BTP sur Excel.

Suivre les dossiers des collectivités

• Rédiger un volume régulier de comptes-rendus liés aux réunions, interventions et points de suivi avec les communes.
• Relire, mettre en forme et diffuser les comptes-rendus dans des délais courts.
• Suivre les marchés, la correspondance, les relances et les dossiers en cours.
• Organiser et actualiser un dossier complet pour chaque commune ou collectivité suivie.
• Assurer l’interface avec les élus, les services techniques municipaux et les autres interlocuteurs publics.

Votre environnement de travail

Le poste combine plusieurs liens fonctionnels selon les sujets traités :

• Responsable administrative et opérationnelle: rattachement direct sur l’administratif et collaboration étroite sur les dossiers collectivités.
• Direction générale : lien direct sur les devis, les travaux supplémentaires et la montée en compétences vers la facturation.
• Conducteur de travaux et équipes terrain: coordination opérationnelle et circulation des informations de chantier.

Profil recherché

Vous êtes titulaire d’un Bac +2 en gestion administrative, gestion de PME-PMI, assistanat de gestion ou formation équivalente. Vous justifiez d’au moins trois années d’expérience sur une fonction similaire, idéalement dans le BTP ou dans un environnement en lien avec les collectivités.

Votre connaissance concrète du fonctionnement administratif d’un chantier vous permet d’identifier les documents attendus, d’anticiper les échéances et de coordonner des interlocuteurs variés. Polyvalent(e) et fiable, vous savez passer d’un dossier technique à un compte-rendu ou à une relance, tout en maintenant un suivi précis.

Compétences attendues

• Bonne connaissance de l’environnement BTP et de ses circuits administratifs.
• Maîtrise des documents de suivi de chantier : PPSPS, PAQ, DOE, DAF, DGD et DC4.
• Pratique des plateformes dématérialisées du secteur et des marchés publics ou privés.
• Maîtrise du pack Office, notamment Excel pour les devis et situations de travaux, ainsi que Word et Outlook.
• Excellentes qualités rédactionnelles pour les courriers, devis et comptes-rendus.
• Aisance téléphonique, sens du service et capacité à mener des relances commerciales.
• Une première utilisation des assistants d’intelligence artificielle au quotidien est appréciée.

Qualités personnelles

• Polyvalence
• Rigueur
• Organisation
• Autonomie
• Discrétion
• Réactivité
• Esprit d’équipe
• Sens relationnel

Rejoignez-nous pour évoluer dans un environnement stimulant où votre dynamisme contribuera directement au succès de nos projets !

Rémunération : 30 000,00€ à 35 000,00€ par an

Avantages :

• Intéressement
• Prise en charge du transport quotidien

Question(s) de présélection:

• Avez-vous déjà exercé dans le BTP ou la maitrise d'ouvrage ?

Expérience:

• Assistanat de gestion opérationnelle: 3 ans (Requis)

Lieu du poste : En présentiel