Assistant/e de la cheffe de service

Vos missions en quelques mots

Missions :

Les missions de l'assistant/e de la cheffe de l'UDAP sont les suivantes :

Au niveau du secrétariat de la cheffe de l'UDAP :

• organiser l'agenda et assurer le secrétariat de la cheffe de service

• garantir le lien avec tous les partenaires concernés notamment la Préfecture

• assister la cheffe de service dans les enjeux ressources humaines : suivi des congés, candidatures stagiaires...

• préparer certaines commissions comme les commissions départementales de la nature, des paysages et des sites (CDNPS)

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Au niveau du service :

• accueillir physiquement les rendez-vous programmés ou les demandes de renseignements sans rendez-vous

• accueillir téléphoniquement et proposer des premières solutions techniques simples et / ou orienter vers un technicien

• assurer la gestion du courrier entrant et sortant

• gérer la messagerie électronique fonctionnelle du service

• assurer la logistique du service : gestion des achats, stocks et contrats

• assurer la gestion de la bibliothèque : suivi de la base de données

• assurer la revue de presse quotidienne

• être la référente " Communication " entre l'UDAP et la DRAC

• être la référente pour la répartition des dossiers " démarches simplifiées " : assurer la répartition des dossiers entrant au service et dispatch vers les collègues concernés des dossiers " démarches simplifiées "

• être la référente archivage pour le service, en lien avec le réseau " gestionnaires et responsables des archives " (groupe de travail), assurer la gestion administrative des archives : mise en oeuvre du plan de gestion des archives avec les archives départementales

• Suppléante de la référente " Guichet unique UDAP dossiers MH ".

Correspondante " Annuaire du Ministère "Profil recherché

Compétences requises :

• Maîtrise des techniques de secrétariat

• Maîtrise des logiciels de bureautique

• Bonne connaissance de l’organisation administrative, des interlocuteurs de la DRAC et des

partenaires

• Capacité d’autonomie et d’adaptation, réactivité

• Sens de l’organisation et de la rigueur, sens pratique

• Grande maîtrise rédactionnelle, maîtrise des écrits administratifs

• Connaissance du budget et de la comptabilité technique

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• Sens relationnel, discrétion

• Esprit d’initiative

• Capacité à travailler en équipe, écoute