Assistant(e) de pôle contract manager

Présentation de la société :

Depuis 2013, AXODYN, société d’ingénierie accompagne les entreprises dans la maîtrise de leurs projets de la conception à la réalisation.

Nous intervenons dans trois secteurs d’activités porteurs : Industries de transformation, Energie et Infrastructures.

Selon votre expertise AXODYN vous propose de relever ces challenges :

• Management de projets : Pilotage de projets, Planification, Contract & Cost management.
• Etudes et Réalisations : Génie civil, Mécanique, Electrique, Automatisme, Informatique industrielle.
• Exploitation : QHSE, Amélioration continue, Process industriels.

Nous sommes présents à Paris, Lille , Lyon, Aix-en-Provence , Dunkerque, Bordeaux et Bruxelles.

Dans le cadre du développement de nos activités , AXODYN recherche un(e) Assistant(e) de Pôle contract management à Limonest pour accompagner la Responsable du Pôle dans l'organisation, la coordination et le suivi de ses activités.

Véritable appui opérationnel, Il(elle) contribue à la fiabilité des informations, au respect des échéances et au bon fonctionnement quotidien du pôle.

Missions principales:

1. Gestion des besoins commerciaux et suivi des affaires

· Réceptionner, enregistrer et suivre les nouveaux besoins commerciaux.

· Préparer les fiches de synthèse, rétroplannings et dossiers de réponse aux appels d'offres.

· Centraliser les contributions, mettre à jour les dossiers de compétences et vérifier la complétude des offres avant dépôt.

· Créer les dossiers d'affaires et actualiser les tableaux de suivi (montants, ressources, échéances, renouvellements).

2. Suivi administratif des consultants et des ressources

· Coordonner l'intégration des nouveaux consultants (accueil, matériel, accès, ordres de mission, plans de prévention).

· Actualiser les tableaux de staffing, plans de charge et matrices de compétences.

· Organiser le suivi des entretiens annuels et des demandes de formation, en lien avec les RH.

· Anticiper les échéances et alerter sur les points nécessitant un arbitrage.

3. Gestion administrative des sous-traitants

· Préparer et suivre les contrats de sous-traitance et bons de commande.

· Collecter et actualiser les documents administratifs obligatoires.

· Participer au suivi des échéances contractuelles et de la facturation.

4. Gestion documentaire et outils de pilotage

· Administrer et actualiser le SharePoint du pôle.

· Structurer et fiabiliser les documents, tableaux de bord et outils de suivi.

· Contribuer à l'amélioration continue des processus administratifs.

5. Organisation et animation de la vie du pôle

· Organiser les réunions, formations, webinaires et événements internes.

· Participer à la préparation et à l'animation des réunions mensuelles des référents techniques.

· Préparer les supports, comptes rendus et assurer le suivi des plans d'actions.

· Contribuer à la communication interne et à l'animation de la communauté Contract Management.

Compétences recherchées

· Bonne maîtrise du Pack Office, notamment Excel, ainsi que de SharePoint.

· Excellentes capacités d'organisation, de coordination et de suivi.

· Qualités rédactionnelles et esprit de synthèse.

· Autonomie, rigueur, réactivité et sens des priorités.

· Esprit d'initiative, aisance relationnelle et confidentialité.

Profil recherché

· Formation Bac +2 à Bac +5 en assistanat de direction, gestion administrative ou gestion de projet.

· Expérience dans une fonction similaire, idéalement en assistanat de direction ou en coordination opérationnelle.

· Une expérience dans l'ingénierie, le conseil ou le suivi des appels d'offres constitue un atout.

Nous recherchons une personne organisée, autonome et proactive, capable d'anticiper les besoins, de coordonner plusieurs sujets simultanément et de devenir un véritable relais de confiance pour la Responsable de Pôle.