Assistant(e) notarial(e)

LE POSTE

Dans le cadre de son organisation et de son développement, l’Office recherche un(e) assistant(e) notarial(e) polyvalent(e), destiné(e) à occuper une fonction centrale au sein de l’équipe. En contact direct avec la clientèle, les collaborateurs et les notaires associés, vous assurez à la fois la qualité de l’accueil de l’Office, la préparation administrative des dossiers immobiliers courants et l’assistance quotidienne des notaires associés. Ce poste requiert une excellente organisation, une grande rigueur, un véritable sens du service et une parfaite discrétion.

01 ACCUEIL ET RELATION CLIENT

Premier point de contact de l’Office, vous contribuez directement à la qualité de l’expérience client et à l’image de l’étude.

· l’accueil physique des clients, partenaires et intervenants extérieurs ;

· la gestion du standard téléphonique et l’orientation pertinente des appels ;

· l’identification de la demande du client et sa transmission au bon interlocuteur ;

· la prise et la transmission précise des messages ;

· l’accueil et l’installation des clients lors des rendez-vous et signatures ;

· la préparation et la bonne tenue des salles de rendez-vous ;

· le traitement et l’orientation de la messagerie générale de l’Office ;

· plus généralement, le maintien d’un accueil professionnel, disponible et attentif correspondant au niveau de service attendu par l’Office.

02 OUVERTURE ET PRÉPARATION DES DOSSIERS IMMOBILIERS

En lien avec les notaires et collaborateurs chargés des dossiers, vous participez à l’ouverture et à la constitution des dossiers d’actes courants immobiliers.

· l’ouverture administrative et informatique des nouveaux dossiers ;

· la collecte et le classement des informations et pièces nécessaires ;

· l’identification des pièces manquantes et les relances correspondantes ;

· la vérification de la complétude administrative des dossiers ;

· l’organisation et la mise à jour des dossiers numériques ;

· la préparation des éléments nécessaires à la prise en charge du dossier par le collaborateur rédacteur.

03 ASSISTANCE DIRECTE DES NOTAIRES ASSOCIÉS

Vous assurez une fonction d’assistance opérationnelle auprès des notaires associés.

· assurer le filtrage et la priorisation des appels et sollicitations ;

· organiser certains rendez-vous et réunions ;

· préparer les dossiers et documents nécessaires aux rendez-vous ;

· assurer le suivi des demandes et instructions confiées par les associés ;

· effectuer les relances nécessaires auprès des clients, partenaires ou collaborateurs ;

· préparer des courriers, correspondances et documents administratifs ;

· assurer le suivi de certaines échéances ;

· coordonner ponctuellement les échanges entre les associés et les différents interlocuteurs internes ou externes ;

· contribuer à l’organisation matérielle des réunions, rendez-vous et événements de l’Office ;

· assurer diverses missions administratives nécessaires au bon fonctionnement quotidien de la direction de l’Office.

Cette mission implique une capacité à hiérarchiser les demandes, anticiper les besoins et assurer un suivi fiable des instructions reçues.

04 ORGANISATION GÉNÉRALE DE L’OFFICE

· la gestion et la distribution du courrier entrant et sortant ;

· le suivi de certaines fournitures et prestations nécessaires au fonctionnement de l’Office ;

· la bonne tenue des espaces d’accueil et de rendez-vous ;

· le classement, l’archivage et la gestion documentaire relevant de vos fonctions ;

· l’application et l’amélioration des procédures internes relevant de votre périmètre ;

· le signalement des difficultés, échéances ou dysfonctionnements nécessitant l’intervention d’un associé ou d’un collaborateur.

PROFIL RECHERCHÉ

Une première expérience au sein d’un office notarial est fortement souhaitée.

Une formation juridique ou notariale de type BTS Collaborateur juriste notarial, BTS Notariat ou formation équivalente constituera un atout important.

Une connaissance du fonctionnement d’un service immobilier et des pièces nécessaires à la constitution des dossiers constituera également un atout.

Vous êtes à l’aise avec les outils informatiques et bureautiques et, idéalement, avec les logiciels professionnels du notariat.

QUALITÉS ATTENDUES

· particulièrement rigoureux(se) et organisé(e) ;

· fiable dans l’exécution et le suivi des missions confiées ;

· capable de gérer simultanément plusieurs sollicitations et d’établir des priorités ;

· doté(e) d’une excellente présentation et d’une expression orale et écrite irréprochable ;

· accueillant(e) et attentif(ve) à la qualité de la relation client ;

· discret(ète) et pleinement conscient(e) des exigences de confidentialité propres à la profession notariale ;

· réactif(ve), capable d’anticiper les besoins et à l’aise dans le travail en équipe ;

· capable de rendre compte efficacement de l’avancement des missions confiées.

La maîtrise professionnelle de l’anglais constituera un atout.

Rémunération : 2 135,00€ à 2 361,00€ par mois

Avantages :

• RTT

Formation:

• Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel)

Langue:

• Anglais (Optionnel)

Lieu du poste : En présentiel