Assistant(e) Office Management — CDI

🎯 Votre mission

Vous rejoignez la HR & Office Manager en tant qu’assistant(e), avec un objectif clair : lui permettre de se concentrer sur les sujets à forte valeur ajoutée en prenant en charge, en autonomie, la gestion quotidienne du bureau et le support opérationnel aux équipes.

Concrètement, vous serez amené(e) à :

Office Management & Opérations

• Gérer et suivre le parc informatique (matériel, logiciels, tickets auprès des prestataires IT)
• Gérer les accès aux locaux (digicode, badges) et assurer la continuité opérationnelle
• Coordonner les interventions techniques et rendez-vous de maintenance des locaux
• Suivre les contrats fournisseurs (alertes d’échéances, reconduction tacite)
• Gérer les commandes et stocks de fournitures de bureau

Support RH / Administration du personnel

• Organiser la logistique de l’onboarding des nouveaux salariés (accès, matériel, checklist)
• Classer et archiver les dossiers salariés
• Suivre les visites médicales, la mutuelle et la prévoyance

Support Comptabilité / Finance

• Saisir et suivre les factures fournisseurs
• Rapprocher les notes de frais

Support transverse

• Produire des documents (mise en forme, mise en page) sur la base de trames fournies- Formation Bac+4/5 en gestion, RH, école de commerce, IAE ou équivalent

• Bonne maîtrise du Pack Office (Excel notamment) ; à l’aise avec les outils de gestion administrative

• À l’aise avec les outils d’IA (ChatGPT, Claude…) : sait formuler un prompt clair et définir un besoin pour gagner en efficacité

• Une première expérience ou un intérêt pour l’administration du personnel et/ou la comptabilité est un plus

• Aisance avec les chiffres ; des connaissances de base en comptabilité sont un plus

• Anglais professionnel apprécié (environnement international)

  Les qualités humaines recherchées:

• Confidentialité et discrétion à toute épreuve

• Esprit pragmatique et orienté solutions

• Sérieux et fiabilité dans l’exécution des tâches

• Vivacité d’esprit et réactivité face aux imprévus

• Force de proposition

• Sens du service et bon relationnel- Premier échange en visio — on fait connaissance, on parle de votre parcours et du poste

• Cas pratique — une mise en situation concrète pour voir comment vous raisonnez sur des cas du quotidien du poste

• Débrief en physique — rencontre avec la HR & Office Manager et un(e) Senior de l’équipe, dans nos locaux

• Décision — retour rapide, dans un sens comme dans l’autre