Assistant(e) Opérationnel.le

Assiste l’assistant(e) de direction, assure une coordination administrative et opérationnelle des formations « Initiale conduite ».

01. Poste et Missions

Assurer la gestion administrative et opérationnelle des formations « Initiale conduite » et des évaluations associées, depuis l’inscription des stagiaires jusqu’à la clôture des sessions, en coordination avec la planification, l’encadrement du CSPF, les lignes et les différents interlocuteurs concernés, tout en garantissant la fiabilité du suivi des dossiers et le respect des échéances.

Accompagne l’assistant.e de direction sur des missions ponctuelles.

Activités principales :

Gestion administrative et organisation des formations « Initiale conduite »

• Inscrire les stagiaires sur les différentes sessions dans Training Orchestra, conformément aux plannings transmis par la planification.
• Créer et assurer le suivi des E-Livrets nécessaires au suivi des formations pratiques.
• En collaboration avec le cadre du CSPF :

Élaborer, les plannings des journées terrain.

Recueillir auprès de l’encadrement local des lignes les besoins en moniteurs et assurer la coordination avec les référents moniteurs.

• Communiquer les plannings des journées terrain aux formateurs, au C2SP des lignes concernées et moniteurs référents.
• Assurer la gestion et la mise à jour des modifications transmises par les lignes d’accueil des stagiaires (référent ligne ou C2SP), et en informer les formateurs.
• Préparer les feuilles d’émargement destinées aux formateurs.

2. Préparation et suivi des évaluations « Initiale conduite »

• Préparer les pochettes nécessaires aux évaluations « Initiale conduite » – phases 1 et 2.
• Organiser et assurer le suivi de la présence des observateurs syndicaux lors des épreuves :
  • élaborer les plannings ;
  • éditer les relèves destinées aux C2SP ;
  • transmettre les éléments aux C2SP pour le pointage.
• Assurer la transmission et le suivi des documents liés aux résultats des évaluations.

3. Suivi des dossiers et outils métier

• Procéder à la clôture des sessions dans Training Orchestra.
• Créer et mettre à jour les fiches conducteurs dans l’outil métier OSIRIS.
• Transmettre les fiches de résultats des examens Conducteur d’Atelier au correspondant MRF.
• Assurer la gestion, le classement et l’archivage des documents liés aux examens et aux formations.

4. Gestion documentaire et traçabilité

• Organiser et maintenir les espaces documentaires Teams.
• Garantir le classement et la conservation des documents d’examens pour l’ensemble des formations réalisées à l’US FRT.
• Veiller à la fiabilité, à l’actualisation et à la traçabilité des documents et informations nécessaires au suivi des formations.

5. Permis / Diplômes

• Assure la gestion et réalisation des permis provisoires et définitifs
• Assure le suivi et la gestion de la réalisation des diplômes
• Prépare la liste des agents éligibles à la cérémonie des permis et diplômes

02. Profil recherché

#MobilitéRATP

03. Informations complémentaires

Lieu :

CENTRE FORMATION MES-MTS-RER : 92 RUE DE LAGNY, 75120 PARIS

Type de contrat :

Durée Indéterminée

04. Pré-requis

Diplôme :

Formation requise :

Langues :

Expérience professionnelle :

Compétences :

Assurer un soutien et une coordination dans l'organisation de l'activité quotidienne (assistanat), Gérer la réception, le suivi et la diffusion du courrier via les outils associés, Gérer les fournitures et en optimiser le budget associé, Maîtriser la communication écrite et orale et les moyens de communication associés, Maîtriser la gestion et l'optimisation des plannings d'activité et agendas, Piloter de bout en bout l'organisation de réunions, de déplacements et d'évènements professionnels, Utiliser les outils collaboratifs