Assistant/e prestations de service (H/F)

Le pôle Maintenance du service Exploitation Immobilière a notamment pour missions principales la gestion des contrats d’entretien et de maintenance sur les patrimoines neufs et anciens, la gestion des différents accords-cadres à bons de commandes liés à l’entretien de ce même patrimoine, la mise en place des marchés de travaux de renouvellement d’équipements et le suivi de ces chantiers.

Que ferez-vous ? En tant qu' Assistant/e prestations de service vous êtes garant du bon fonctionnement des équipements et de la satisfaction des locataires. Vous accompagnez la mise en place des contrats d’entretien et des différents accords-cadres et veillez à la bonne exécution des marchés. Vous vous placez en soutien des agences locales avec lesquelles vous entretenez des relations étroites sur les équipements individuels (chauffage, chauffe-eau, robinetterie …) et collectifs (chaufferie, VMC, automatismes…).

Gestion administrative des contrats en cours et suivi global

• Échanges au quotidien avec les divers fournisseurs et agences (mail/téléphone)
• Tenue d’une BDD (base de données) par type de prestation
• Information des agences
• Suivi des transferts de contrat de SEMCODA à ELLIPSE.
• Suivi des transferts vers un syndic extérieur
• Suivi, anticipation et rédaction des avenants (vente / ajout en +/-, transfert etc.)
• Suivi des résiliations
• Gestion administrative, suivi et traitement des devis et factures travaux et hors contrat.
• Organisation de réunions avec les fournisseurs : planification, rédaction des comptes rendus
• Suivi des visites d’entretien
• Rédaction / envoi de courriers et suivi des LRAR

Gestion administrative des marchés en cours

• Échange au quotidien avec les divers fournisseurs et agences (mail/téléphone)
• Tenue d’une BDD par type de prestation
• Information des agences
• Enregistrement et suivi des marchés
• Rédaction, envoi, publication et suivi des avenants en +/-
• Réception et traitement des factures
• Envoi aux fournisseurs des revalorisations tarifaires
• Suivi des résiliations
• Rédaction / envoi de courriers et suivi des LRAR

Anticipation/ préparation et suivi des marchés et contrats

• Suivi des contrats arrivant à échéance avec rédaction des courriers de résiliation et mise à jour de la BDD
• Anticipation et création des marchés à venir (préparation des BPU (Bordereau des Prix Unitaires) au fur et à mesure des résiliations et des demandes d’agence)
• Réunion d’échanges avec le/la responsable du pôle et le/la gestionnaire marchés de services.
• Suivi en Marco et AWS des marchés,
• Etablissement des listings locataires
• Rédaction / envoi de courriers et suivi des LRAR

Accompagnement des agences / Carré Pro / Ellipse / Réséda / services internes

• Échanges au quotidien avec nos équipes internes (mails, téléphone, …)
• Rédaction d’avenants ou d’OS.
• Suivi des demandes de mise en place de contrats par nos agences / marques / services internes

Divers

• Organisation des agendas, réunions et rendez-vous
• Gestion des mails et du courrier
• Accueil téléphonique
• Rédaction et envoi de mailings
• Classement
• Suivi des demandes de fibre optique

Informations Complémentaires Poste ouvert dans le cadre d'une mutation interne, à pourvoir dès que possible , basé au 33 avenue du Mail à BOURG-EN-BRESSE. 35 h par semaine sur 5 ou 4,5 jours / Horaires flexibles. Télétravail possible 1 jour par semaine dans le cadre d'un accord d'entreprise.

Rémunération à partir de 1 930€ bruts mensuels / Merci de transmettre vos prétentions salariales .

• 13ème mois
• 6 semaines de congés payés
• Carte titre restaurant (titres à 12€ par jour avec 7,20€ de participation employeur)
• Mutuelle familiale de base prise en charge à 100% par l'employeur
• Prévoyance
• Avantages CE
• Intéressement éventuel.
• Prime d'assiduité éventuelle selon temps de présence
• Plan d’Epargne Retraite d’Entreprise COllectif (PERECO) et Plan d’Epargne Entreprise (PEE) abondés par l’entreprise (selon ancienneté)
• Compte Epargne Temps (CET) permettant de placer une partie des congés (selon ancienneté)

Rejoignez-nous ! Dans le cadre de sa politique d’égalité professionnelle entre les hommes et les femmes, la SEMCODA s’engage à étudier les candidatures en dehors de toute considération liée au sexe. Lors du processus de recrutement, des critères de sélection strictement identiques sont appliqués. Profil Recherché Pour réussir à ce poste ?

• BAC+2 dans le domaine de la gestion de la PME/PMI ou Support à l’action managériale exigé
• 2 ans d'expérience minimum sur missions similaires souhaités
• Maîtrise des logiciels du pack office exigée
• Connaissance des Logiciels ARAVIS / GRC / AWS / MARCO WEB serait un plus.

Vous êtes autonome , vous faites preuve de réactivité .

Vous êtes diplomate et rigoureux/reuse , vous possédez un esprit d'analyse et une aisance rédactionnelle ainsi qu'un sens aigu de la confidentialité .