CDI - Assistant(e) Office Manager - Paris 8

Vous rejoindrez Largillière Finance en qualité d’ Assistant(e) Office Manager, serez formé(e) et participerez activement à l’ensemble des phases d’organisation interne au sein d’une équipe dynamique. Vos missions seront notamment :

Accueil physique et téléphonique

• Accueillir les visiteurs avec professionnalisme et convivialité
• Gestion du standard téléphonique : filtrage, orientation et prise de messages
• Veiller à la bonne tenue de l’espace d’accueil, des salles de réunion et parties communes
• Commande et gestion des plateaux-repas et déjeuners de travail

Gestion du courrier et des communications

• Réception, tri, affranchissement et dispatching du courrier
• Envoyer les colis et suivre les livraisons
• Gestion de la boite mail standard

Office management et logistique

• Gérer les commandes de fournitures de bureau et consommables
• Mise à jour et suivi des fichiers administratifs (inventaires, fournisseurs et prestataires…)
• Gestion quotidienne du bureau pour garantir un cadre de travail confortable et agréable aux collaborateurs
• Gestion des accès, commande de badge
• Aide à l’archivage
• Gestion des équipements de bureau courants (imprimantes, machine à café, matériel audiovisuel)
• Organisation des déplacements professionnels : réservation de billets, hôtels, taxi, restaurants
• Organisation des événements internes (afterwork, séminaire)
• Gestion des agendas partagés et coordination des plannings de réunion
• Gestion de la relation avec les fournisseurs d’accès internet, téléphonie et informatique
• Interface entre les équipes, les prestataires et la direction générale pour les sujets logistiques
• Support ponctuel aux équipes des services RH et marketing selon les besoins- Expérience en accueil ou en office management appréciée
• Présentation soignée, sens de l’accueil, aisance relationnelle
• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Teams)
• Autonomie, rigueur, sens de l’organisation
• Esprit d’équipe et polyvalence
• Bonne maîtrise en anglais
• Bonne expression écrite et orale
• Discrétion et confidentialité- Premier échange en visio avec la Chargée RH et Administrative
• Entretien physique dans nos locaux parisiens avec un Associé et la Chargée RH et Administrative