Chargé administratif et comptabilité

L'Hôtel de la Fontaine recrute son Gestionnaire Administratif & Comptable (H/F)

L'Hôtel de la Fontaine ouvre à Lourmarin au printemps 2027. Nous recrutons un Gestionnaire Administratif & Comptable pour préparer l'ouverture puis gérer l'ensemble du site : l'hôtel et ses deux restaurants, la Brasserie de la Fontaine et Olivae.

Le poste est basé à Aix-en-Provence. Vous vous rendrez régulièrement à Lourmarin pour suivre l'activité sur place, en lien étroit avec la Direction et les équipes terrain.

Le poste

Vous assurez au quotidien le suivi administratif, comptable et organisationnel de l'hôtel, de la Brasserie de la Fontaine et du restaurant Olivae.

Vous veillez au bon fonctionnement administratif des trois établissements et contrôlez leurs flux financiers. Vous coordonnez aussi les échanges avec les différents partenaires : responsables de l'hôtel et des restaurants, fournisseurs, expert-comptable, prestataires et Direction.

Vous prenez vos fonctions pendant la phase de pré-ouverture de l'hôtel et participez donc à la mise en place des outils et des procédures administratives.

Ce poste polyvalent demande rigueur, organisation et autonomie, dans un environnement dynamique et exigeant avec plusieurs activités à gérer.

Missions principales

Gestion administrative & comptable

• Suivi et classement des factures fournisseurs, pour chacun des trois établissements
• Contrôle des pièces comptables et transmission à l'expert-comptable
• Préparation des règlements fournisseurs et suivi des échéances
• Suivi des avoirs, des litiges et des relances
• Suivi administratif des contrats et abonnements

Suivi bancaire & trésorerie

• Consultation et suivi des comptes bancaires
• Contrôle des flux entrants et sortants
• Suivi des remises cartes bancaires et des encaissements
• Vérification des virements et prélèvements
• Suivi des acomptes et arrhes de réservation (hébergement, groupes, événements)
• Signalement des anomalies à la Direction

Contrôle des caisses & suivi d'exploitation

• Contrôle des caisses de l'hôtel et des deux restaurants
• Rapprochement entre la caisse réelle et la caisse système
• Vérification des écarts, annulations, remises et offerts
• Suivi des dépôts d'espèces et de la traçabilité des flux
• Suivi des encaissements hébergement : contrôle des factures clients, commissions des plateformes de réservation, taxe de séjour

Support administratif & RH

• Participation au suivi administratif du personnel des trois établissements
• Classement et organisation documentaire
• Aide au suivi des dossiers salariés et des éléments administratifs
• Participation à la structuration des procédures administratives internes, notamment pour l'ouverture de l'hôtel

Reporting & coordination

• Mise à jour de tableaux de suivi et de reportings par établissement
• Suivi administratif des dépenses et de certains indicateurs d'activité
• Interface avec l'expert-comptable et la Direction
• Participation à l'amélioration des process administratifs et organisationnels

Compétences recherchées

• Bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel
• Aisance avec les outils comptables et administratifs (la connaissance d'un logiciel hôtelier est un plus)
• Capacité à s'organiser et à gérer ses priorités sur plusieurs établissements
• Sens du détail et de la vérification
• Bonnes qualités rédactionnelles et administratives

Savoir-être

• Rigueur et fiabilité
• Discrétion et confidentialité
• Polyvalence et autonomie
• Esprit d'équipe
• Bon relationnel et sens de l'organisation

Profil recherché

Vous avez une formation en comptabilité, gestion ou administration (BTS, DUT ou équivalent apprécié).

Une première expérience sur un poste administratif ou comptable est souhaitée, idéalement en PME, en hôtellerie ou en restauration.

Conditions

• Contrat : CDI
• Prise de poste : 1er décembre 2026
• Temps de travail : 35 h / semaine
• Rémunération : 2 300 € brut
• Mutuelle d'entreprise

Rémunération : 2 300,00€ par mois

Lieu du poste : En présentiel