Chargé de coordination - Service appui à la formation

LES MISSIONS

Coordonner les activités du pôle

• Coordonner, en lien avec la responsable du service, les grands temps de la scolarité : galops, examens, Grand Oral, jurys et diplomation.
• Participer à la mise en place et assurer le suivi des calendriers et rétroplannings.
• Être l'interlocuteur privilégié entre l'équipe et la responsable du service.
• Faciliter la circulation de l'information entre les membres de l'équipe.
• Veiller à la qualité, à la fiabilité et au respect des procédures.

Piloter l'organisation et l'amélioration des processus

• Organiser et maintenir les ressources documentaires et les dossiers numériques du pôle (modèles d'attestations, procédures, organisation des drives, etc.).
• Identifier les pistes d'amélioration des processus et être force de proposition.
• Concevoir et déployer des automatisations grâce aux outils d'intelligence artificielle afin de simplifier les traitements administratifs, fiabiliser les données et gagner en efficacité, dans la continuité des travaux déjà engagés sur l’automatisation des galops

Communiquer avec les étudiants

• Appuyer la responsable du service pour la rédaction et la diffusion des communications destinées aux étudiants (newsletters scolarité).
• Être le référent d'un portefeuille d'écoles de master, suivre les étudiants de ces écoles et assurer le lien régulier avec les équipes pédagogiques.
• En collaboration avec l’équipe, assurer la gestion de la boîte mail du service et le traitement des demandes.
• En collaboration avec l’équipe, produire et délivrer les documents officiels de scolarité

Organisation des épreuves du Grand Oral pour les étudiants de Master 2

• Préparer les livrables (Drive, GoogleForms…)
• Contribuer à logistique (planification salles, roulement Accueils…)
• Assurer le suivi post-session : de la saisie des informations dans la base de données scolarité à l’organisation de la session de rattrapage en cas de non-validation

Participer au processus de diplomation

En collaboration avec la responsable du service et l’équipe :

• Préparer les Jurys de fin d'année (passage de Master 1 à Master 2 et de diplôme) préparation des tableaux de synthèse, vérification des informations, cas de jury, logistique de réservation de salle, d’invitation des participants, rédaction du relevé de décision, préparation des courriers de décision.
• Garantir la validation de toutes les obligations de scolarité pour permettre l'obtention du diplôme : suivi du statut des étudiants diplômés conditionnels avec les services transversaux ;
• Octroyer les certificats, diplômes et suppléments de diplômes ;
• Attester de l'authenticité des diplômes auprès des recruteurs ou organismes tiers ;Contribuer à l'archivage des dossiers des étudiants en fin de scolarité (dossiers blancs) en lien avec la mission Archives.

N.B : les activités listées ci-dessus sont susceptibles d’être modifiées / enrichies en fonction de l’évolution de la scolarité

Au sein de la Direction de la scolarité et sous l‘autorité de la responsable du SAF, vous contribuez au bon déroulement des étapes clés du parcours académique des étudiants. En lien étroit avec les équipes pédagogiques, administratives et les différents services de Sciences Po, vous coordonnez l'organisation de processus essentiels tels que les galops, les examens, le Grand Oral, les jurys de fin d'année et la délivrance des diplômes.

Membre d'une équipe de quatre personnes, vous assurez un rôle d'interface entre la responsable du service, vos collègues et les nombreux interlocuteurs internes de Sciences Po. Vous facilitez l'organisation collective, accompagnez la mise en œuvre des activités et contribuez à l'amélioration continue des processus.

Très à l'aise avec les outils, et curieux(se) des évolutions numériques, vous participez activement à la modernisation des pratiques administratives et à l'amélioration des processus, notamment grâce au développement d'usages innovants de l'intelligence artificielle ; vous accompagnez la formation de l'équipe sur ces outils.Vous êtes reconnu(e) pour votre excellente organisation, votre rigueur et votre capacité à coordonner des activités multiples dans un environnement exigeant.

Vous aimez travailler en équipe et savez créer des relations de confiance avec des interlocuteurs variés. Votre sens du service, votre diplomatie et vos qualités de communication vous permettent de fédérer les acteurs autour d'objectifs communs.

Vous êtes à l'aise avec les outils numériques et avez une réelle curiosité pour les usages de l'intelligence artificielle. Vous appréciez analyser les organisations, simplifier les procédures et accompagner le changement.

Formation et compétences

• Formation Bac + 3 minimum expérience réussie de 5 ans minimum dans une activité similaire
• Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Gmail…) et capacité à maîtriser rapidement les différents logiciels métier : gestion de la scolarité (Banner), plateforme d'édition de diplôme (Cvtrust)
• Appétence pour le numérique, en particulier pour les outils d’intelligence artificielle
• Bon niveau d’anglais (B2 minimum)

Avantages :

• Télétravail (1 ou 2 jours/semaine)
• Rémunération fixe sur 12 mois et primes
• 40 jours ouvrés de congés payés par an
• Protection sociale familiale obligatoire (mutuelle, prévoyance)
• Prise en charge de 55 % des frais de transport et/ou forfait mobilité durable (475 €/an)
• Titres Restaurant
• Cours de sport gratuits et accès à la bibliothèque universitaire
• Offre sociale et culturelle du CSE

Sciences Po est une institution pleinement engagée en faveur de la diversité ; nos emplois sont ouverts aux personnes en situation de handicap.