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Mission principale
La Chargée d’Administration des Ventes assure la gestion administrative des consultants et des contrats, ainsi que le suivi des éléments nécessaires à la bonne réalisation des missions et à la facturation.
Elle intervient notamment dans la gestion des contrats, le suivi des documents consultants, des feuilles de temps et des bons de commande, ainsi que dans la préparation de la facturation clients.
Elle assure la fiabilité et la mise à jour des informations dans les différents outils de gestion de l’entreprise, notamment Bullhorn, Cockpit et Dynamics 365 Business Central.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
1. Gestion administrative des consultants
<ul>
<li>Collecte, vérification et suivi des documents administratifs nécessaires aux consultants.</li>
<li>Vérification de l’exhaustivité des dossiers et relance des consultants en cas de documents manquants.</li>
<li>Suivi des dates d’échéance des documents et demande de renouvellement lorsque nécessaire.</li>
<li>Mise à jour des informations relatives aux consultants dans les outils internes.</li>
<li>Gestion et archivage des documents liés aux missions.</li>
</ul>
2. Gestion et suivi des contrats
<ul>
<li>Vérification des contrats préparés par les équipes commerciales avant validation</li>
<li>Contrôle de la cohérence des éléments du contrat avec les informations commerciales et la mission.</li>
<li>Vérification des tarifs, dates, conditions et éléments nécessaires à la contractualisation.</li>
<li>Suivi des renouvellements, prolongations et modifications contractuelles.</li>
<li>Mise à jour des informations contractuelles dans les outils concernés.</li>
<li>Coordination avec les équipes commerciales et les différents interlocuteurs internes.</li>
</ul>
3. Gestion et suivi des feuilles de temps
<ul>
<li>Suivi de la saisie des feuilles de temps dans Cockpit.</li>
<li>Vérification de la réception des feuilles de temps dans les délais.</li>
<li>Relance des consultants et des interlocuteurs concernés en cas de feuilles de temps manquantes.</li>
<li>Contrôle des informations nécessaires à la facturation.</li>
<li>Identification et suivi des éventuelles anomalies.</li>
<li>Transmission des éléments validés pour permettre la préparation de la facturation.</li>
</ul>
4. Gestion des bons de commande
<ul>
<li>Collecte et suivi des bons de commande clients.</li>
<li>Vérification de la cohérence des bons de commande avec les contrats et les conditions commerciales.</li>
<li>Suivi des bons de commande manquants ou arrivant à échéance.</li>
<li>Relance des interlocuteurs concernés.</li>
<li>Mise à jour des informations dans les outils de gestion.</li>
</ul>
5. Gestion des factures consultants
<ul>
<li>Réception et contrôle des factures consultants.</li>
<li>Vérification de la cohérence des factures avec les feuilles de temps validées par le client.</li>
<li>Saisie des factures consultants dans Dynamics 365 Business Central.</li>
<li>Suivi des éventuelles anomalies ou informations manquantes.</li>
<li>Coordination avec les consultants et les équipes internes pour leur régularisation.</li>
</ul>
6. Préparation de la facturation clients
<ul>
<li>Préparation des éléments nécessaires à la facturation clients.</li>
<li>Contrôle de la concordance entre les bons de commande et feuilles de temps.</li>
<li>Vérification des informations nécessaires avant facturation.</li>
<li>Préparation et saisie des éléments de facturation dans Dynamics 365 Business Central.</li>
<li>Identification des éléments manquants ou incohérents et coordination avec les équipes concernées.</li>
<li>Suivi des corrections nécessaires avant émission des factures.</li>
</ul>
7. Suivi du recouvrement clients – premier niveau
<ul>
<li>Suivi des factures clients échues.</li>
<li>Réalisation des relances de premier niveau.</li>
<li>Demande de confirmation de paiement auprès des clients.</li>
<li>Identification des litiges ou éléments manquants pouvant empêcher le règlement.</li>
<li>Transmission à la Direction Financière des dossiers nécessitant une intervention complémentaire.</li>
</ul>
OUTILS UTILISÉS
<ul>
<li>Bullhorn
: gestion et suivi des informations consultants et des missions.</li>
<li>Cockpit
: gestion et suivi des feuilles de temps.</li>
<li>Dynamics 365 Business Central
: saisie des factures consultants et préparation de la facturation.</li>
<li>Microsoft Office / Excel / Outlook
: gestion administrative et échanges avec les différents interlocuteurs.</li>
</ul>
COMPÉTENCES REQUISES
Compétences techniques
<ul>
<li>Maîtrise des processus d’administration des ventes.</li>
<li>Bonne compréhension du cycle de gestion d’une mission :
consultant → contrat → bon de commande → feuille de temps → facturation
.</li>
<li>Capacité à vérifier la cohérence et la conformité des documents contractuels et administratifs.</li>
<li>Bonne maîtrise des outils informatiques et capacité à travailler sur plusieurs outils de gestion.</li>
<li>Bonne organisation documentaire et suivi rigoureux des échéances.</li>
</ul>
Qualités personnelles
<ul>
<li>Rigueur et sens du détail.</li>
<li>Organisation et autonomie.</li>
<li>Réactivité et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.</li>
<li>Bon relationnel avec les consultants, clients et équipes internes.</li>
<li>Esprit d'équipe et capacité à travailler en transversal.</li>
<li>Sens du service.</li>
<li>Aisance dans les relances et suivi des dossiers.</li>
</ul>
POSITIONNEMENT DU POSTE
La Chargée d’Administration des Ventes joue un rôle central dans la sécurisation administrative et contractuelle des missions.
Elle assure le lien entre les équipes commerciales, les consultants, les clients et la Direction Financière afin de garantir que les informations et documents nécessaires sont complets, à jour et disponibles au bon moment.
Son intervention permet notamment de sécuriser la contractualisation, le suivi des missions et la préparation de la facturation, tout en garantissant la fiabilité des données renseignées dans Bullhorn, Cockpit et Dynamics 365 Business Central.

Chargé(e) Administration des Ventes (ADV)

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