Chargé·e ADV/Back-office

Indigo Publications recherche un·e Chargé·e ADV/Back Office dans le cadre d’un CDD de 9 mois.

Groupe de presse indépendant créé en 1981, Indigo Publications édite Africa Intelligence, Intelligence Online, La Lettre et Glitz. Le groupe publie également la Revue21, média de journalisme narratif.

Nos publications proposent une information exclusive et à forte valeur ajoutée à un lectorat professionnel international. Notre modèle économique repose principalement sur les abonnements de nos lecteurs, ce qui place la qualité du suivi client et de la facturation au cœur de notre activité.

Indigo Publications rassemble une centaine de collaborateurs et collaboratrices et cultive une organisation à taille humaine, avec des équipes autonomes et des circuits de décision courts.

Au sein de notre équipe commerciale, vous intervenez au cœur du cycle de facturation de nos abonnements, en lien étroit avec les commerciaux, les Customer Success Managers et les équipes internes.

Votre rôle : garantir la fiabilité des informations nécessaires à la facturation, assurer son bon déroulement et accompagner nos clients sur les questions administratives liées à leurs abonnements.

Avantages :

• RTT
• Tickets restaurants
• Mutuelle
• Remboursement des transports à 50%
• Bureaux neufs situés à République

Rattaché·e à la Directrice commerciale, vous assurez le suivi administratif des abonnements, de l'enregistrement des commandes jusqu'à la facturation et au suivi des règlements.

À ce titre, vous aurez notamment pour responsabilités de :

• Enregistrer et mettre à jour les commandes dans notre ERP Magellan ;
• Préparer et contrôler les informations nécessaires à la facturation : données clients, éléments contractuels et informations administratives ;
• Effectuer un contrôle qualité des dossiers avant facturation, notamment pour les nouveaux clients ;
• Traiter les demandes clients relatives aux factures et aux informations de facturation, par e-mail et par téléphone ;
• Suivre les demandes jusqu’à leur résolution en assurant la traçabilité des actions réalisées ;
• Accompagner les Customer Success Managers en prenant en charge les blocages administratifs et financiers retardant la facturation ;
• Suivre les règlements, effectuer les rapprochements nécessaires et engager les premières actions en cas de retard ou d’incident de paiement ;
• Compléter les questionnaires administratifs ou de conformité demandés par certains clients et plateformes, collecter les documents requis et en assurer le suivi jusqu’à validation.

Au-delà de l’exécution quotidienne, vous contribuez à fiabiliser les données et les processus, à identifier les sources d’erreurs récurrentes et à améliorer les contrôles mis en place.

Vous avez 2 à 4 ans d’expérience en administration des ventes, avec une forte dimension facturation, idéalement dans un environnement B2B fonctionnant par abonnements ou licences.

Vous êtes à l’aise avec le suivi de dossiers administratifs et la gestion simultanée de plusieurs demandes clients.

Vous accordez une attention particulière à la qualité des données et savez repérer une information manquante, une incohérence ou un dossier nécessitant une vérification avant traitement.

Rigueur, méthode et fiabilité sont indispensables pour ce poste.

Vous avez également un bon relationnel et appréciez de travailler avec des interlocuteurs variés : équipe commerciale, Customer Success Managers, fonctions support et clients.

Enfin, vous aimez comprendre comment les choses fonctionnent et chercher des solutions pour rendre les processus plus fiables et plus simples.