CHEF DU SECRETARIAT DE DIRECTION

Vos missions en quelques mots

Les missions principales sont :

• Gérer l’emploi du temps des directeurs de l’établissement
• Vérification des courriers soumis à la signature de la direction (contrôle de la complétude des dossiers, de la présentation des documents) - Transmission et suivi des documents à la direction
• Assurer le filtrage des communications téléphoniques
• Préparer les dossiers, rassembler les éléments nécessaire à la prise de décision
• Assister la hiérarchie dans ses relations avec des organismes externes au Ministère
• Organiser les actions de cohésion et autres prestations (séminaires ou repas au profit de l’établissement)
• Gérer l’emploi des crédits communication et activités diverses
• Participer aux réunions, prendre des notes et rédiger les comptes-rendus.
  Les missions accessoires sont :
• Tenir à jour la documentation utile au Directeur
• Gestion du courrier arrivé/départ (Enregistrement dans CORAIL et suivi des boites fonctionnelles)Profil recherché

Au sein du secrétariat général, le titulaire du poste assiste le directeur, et ses deux adjoints en contribuant à l’organisation des activités de l’établissement (séminaires, journées des partants, arrivants, fête de tradition…), dans ce cadre, il suit les budgets nécessaires. Il pilote les activités du secrétariat de direction et encadre l’agent de secrétariat qui l’assiste dans ses missions. Il rédige les notes de service, participe aux réunions interservices Il gère les emplois du temps des trois directeurs, assure le filtrage téléphonique, il veille au respect des échéances, à la présentation et à la conformité de la charte graphique des courriers et documents. Il assure le suivi et l’enregistrement des courriers dans CORAIL.