Consultant Archivage et Records Management

Contexte

Dans le cadre de ses activités d’Archivage et Records Management (ARM), le service ODA accompagne les clients internes des différentes branches d’une grande entreprise énergétique dans l’analyse et le traitement de leurs données numériques non organisées.

L’objectif est d’identifier les contenus utiles, de les qualifier, de les organiser et de leur appliquer les règles de gestion adaptées, tout en assurant la traçabilité des opérations et le respect des exigences métier, réglementaires et de gouvernance documentaire.

Le département Archives et Records management (ARM) est rattaché à la Division Information, Veille et Archivage (DIVA) d’une filiale spécialisée en Facilities Management au sein de la branche Global Services de cette entreprise. Cette branche regroupe les fonctions support (Ressources Humaines, Comptabilité, Achats, Formation, Informatique, etc.).

À travers son expertise et grâce à la mutualisation des compétences, cette branche propose et déploie ses offres de services à la Holding et dans les branches opérationnelles du groupe en France et à l’étranger (environ 130 pays) : Exploration & Production, Marketing & Services, Refining & Chemicals, Trading & Shipping, Gas, Renewables & Power.

Au sein de la filiale Facilities Management, la DIVA propose à l’ensemble des entités de la compagnie des services liés à la gestion de l’information externe (services de veille, documentation, bibliothèque, achats d’information) et interne (documents/données produits dans le cadre des activités de l’entreprise et encadrés par une législation et réglementation).

Le département ARM est donc positionné comme un prestataire de services interne. Il propose son offre de services aux différentes entités de la compagnie. Son périmètre d’action concerne toutes les branches, tous les métiers et tous les pays où la compagnie est implantée.

La mission principale d’ARM est d’apporter un soutien méthodologique et opérationnel aux différentes entités de la compagnie pour la gestion des documents produits ou reçus dans l’exercice des activités de l’entreprise, quel que soit leur support.

Objectifs et livrables

Définitions

Le vrac numérique désigne un ensemble de documents, principalement bureautiques, accumulés sans organisation homogène ni règles de classement suffisamment définies. Il peut contenir des contenus en doublon, obsolètes, sans valeur métier, sensibles ou soumis à des durées de conservation différentes. Son traitement vise à analyser, qualifier, trier, organiser, conserver, archiver ou supprimer les contenus selon leur nature et les règles applicables.

Le projet VracMaster est le projet porté par le service ODA visant à industrialiser le traitement des vracs numériques au sein de cette grande entreprise énergétique. Il s’appuie sur la solution EVERTEAM DISCOVER v3.2 afin de standardiser les méthodes de traitement, de fiabiliser les analyses et d'améliorer la productivité des opérations.

L'objectif est de définir un socle commun de paramétrages, de règles et de modes opératoires réutilisables sur la majorité des traitements, tout en conservant la possibilité d'adapter les analyses et les paramétrages aux spécificités de chaque client, de chaque corpus documentaire ou de chaque besoin métier.

Les traitements sont réalisés par le service ODA, qui exploite et fait évoluer les paramétrages de la plateforme afin d'assurer un niveau de qualité homogène, une meilleure traçabilité des opérations et une capitalisation continue des retours d'expérience.

Le projet VracMaster est actuellement en phase de POC opérationnel. Après une période de développement et de mise au point plus longue que prévu, en raison de la complexité du sujet et des volumes de données à traiter, l'outil est désormais utilisé sur les premiers vracs numériques réels afin de finaliser son paramétrage mais aussi de valider son efficacité, sa robustesse avant de statuer sur un déploiement plus large.

Objectifs de la mission

Sur une période de 3 mois, le consultant participera au développement et à l’industrialisation du dispositif VracMaster, à travers le paramétrage de l’outil, l’évolution des processus et des règles de traitement, la maintenance des référentiels et la capitalisation des bonnes pratiques. En étroite collaboration avec le Records Manager de l'équipe pour garantir la conformité des traitements et la prise en compte des besoins spécifiques des clients.

Missions principales

Développement et industrialisation de VracMaster

Le consultant devra contribuer à la mise en œuvre et à l'amélioration continue du projet VracMaster visant à industrialiser le traitement des vracs numériques.

Il devra notamment :

• Participer à la définition et à l'optimisation des paramétrages standard de la plateforme EVERTEAM DISCOVER.

• Identifier les traitements récurrents pouvant être mutualisés et industrialisés.

• Capitaliser les retours d'expérience issus des projets réalisés.

• Contribuer à l'élaboration et à l'évolution des processus et des modes opératoires.

• Participer à l'amélioration continue des méthodes et outils de traitement.

Réalisation des traitements de vrac numérique

Le consultant devra :

• Réaliser les traitements de vrac numérique confiés au service ODA.

• Analyser les besoins et les spécificités des clients internes.

• Adapter les paramétrages de la plateforme aux particularités de chaque corpus documentaire lorsque nécessaire.

• Assurer la traçabilité des opérations réalisées.

• Contrôler la qualité des traitements effectués.

• Identifier et remonter les anomalies ou difficultés rencontrées.

Analyse documentaire et conformité

Le consultant devra :

• Réaliser le typage documentaire des contenus.

• Analyser les corpus documentaires et interpréter les résultats obtenus.

• Identifier les documents à conserver, archiver ou détruire selon les règles applicables.

• Vérifier la conformité documentaire et réglementaire des traitements.

• Prendre en compte les exigences liées au RGPD et à la gouvernance documentaire.

Documentation et capitalisation

Le consultant devra :

• Documenter les traitements réalisés.

• Maintenir à jour la documentation fonctionnelle du projet VracMaster.

• Produire et mettre à jour les modes opératoires.

• Participer à la constitution d'un référentiel de paramétrages réutilisables.

• Capitaliser les bonnes pratiques et les retours d'expérience afin de faciliter l'industrialisation des futurs traitements.

Livrables attendus

• Rapports d’analyse des traitements de vrac.

• Documents de typage documentaire.

• Tableaux de suivi et indicateurs de pilotage.

• Modes opératoires (ModOps) et guides utilisateurs.

• Documentation de conformité et de traçabilité des traitements.

• Bilan et retour d’expérience des traitements réalisés.

• Consultant confirmé en Records Management et archivage numérique, avec idéalement 4 à 8 ans d’expérience pertinente.

• Expérience concrète du traitement de vracs numériques : analyse de corpus désorganisés, typage documentaire, identification des doublons, tri et classement.

• Maîtrise d’EVERTEAM DISCOVER, idéalement v3.2, avec une expérience du paramétrage fonctionnel ; un avantage majeur pour être rapidement opérationnel sur une mission de trois mois.

• Connaissance des règles de conservation, d’archivage et de destruction, avec la capacité à les appliquer en collaboration avec le Records Manager.

• Capacité à traduire les besoins métier en règles de traitement, puis à adapter les paramétrages aux particularités de chaque corpus.

• Expérience de l’industrialisation documentaire : création de paramétrages réutilisables, maintenance de référentiels et standardisation des processus.

• Pratique du contrôle qualité et de la traçabilité : vérification des résultats, identification des anomalies et documentation des opérations.

• Connaissance des enjeux de RGPD et de gouvernance documentaire.

• Bonnes capacités rédactionnelles pour produire des modes opératoires, guides utilisateurs et rapports d’analyse.

• Rigueur, autonomie et aisance avec les interlocuteurs métier, afin de qualifier les besoins et de faire valider les règles de traitement.