Consultant IT Portfolio Management

Contexte

• Au sein de la division Digital, le Group Value Delivery Office porte la gouvernance des investissements Digital et IT, le budget IT, la gestion de portefeuille, la gestion des gains et la gouvernance des partenaires. Le périmètre concerne le département ICT, en lien étroit avec Finance, Group Chief Digital Officer, Group CFO, les business leaders, les CIOs/CDOs des entités du groupe et les Technical Capability Leads.

Missions

• Stage-Gate Process Follow-up
◦ Piloter le cycle stage-gate opérationnel : intake des nouvelles demandes, planification des gate reviews et suivi des décisions et conditions de gate.
◦ Vérifier la complétude et la qualité des dossiers de gate (business case, scope, costs, planning, risks, benefits) et challenger les owners projet et domaine lorsque l’information est manquante ou incohérente.
◦ Maintenir à jour le stage-gate log, le decision register et les action lists ; suivre les actions ouvertes et escalader les retards au Director.
◦ Proposer des améliorations concrètes des templates, critères et modes de travail du stage-gate.

• Governance Support
◦ Préparer les agendas, les supports de décision et les pre-reads pour les réunions de gouvernance du portefeuille et des investissements.
◦ Rédiger les comptes rendus, enregistrer les décisions et suivre les actions avec les responsables.
◦ Maintenir le calendrier de gouvernance et s’assurer que les bons stakeholders sont impliqués au bon moment.

• Portfolio Management Support
◦ Maintenir la vue portefeuille : statut, consommation budgétaire, forecast, jalons, risques et dépendances des initiatives Digital et IT.
◦ Produire des reportings portefeuille réguliers et des dashboards pour le Director et les stakeholders exécutifs, en mettant en évidence les écarts de scope, cost, timing et expected value.
◦ Soutenir les analyses d’arbitrage de capacité et de coûts entre run, change et innovation.
◦ Contribuer au suivi des bénéfices des initiatives financées.

• Budget Cycle & Capacity Planning for Next Year
◦ Jouer un rôle actif dans le cycle budgétaire IT avec Finance : mettre en place le planning, les templates et les demandes de données, et coordonner les inputs des Technical Capability Leads et du domaine.
◦ Conduire l’actualisation du budget de l’année en cours : rapprocher actuals, commitments, invoices et accruals du budget, mettre à jour le forecast et expliquer les écarts.
◦ Traduire le budget actualisé et les priorités du portefeuille en capacity planning de l’année suivante avec tous les team leads du département : internal et external FTE, supplier capacity, et répartition entre run, change et innovation.
◦ Consolider les demandes de budget et de capacité, vérifier leur cohérence, et mettre en évidence les gaps, overlaps et risques.
◦ Préparer le budget IT et le portfolio plan de l’année suivante pour décision, y compris les scénarios de priorisation et les propositions de funding.

Organisation & quotidien

• Reporting au Director Group Value Delivery Office.
• Travail en lien étroit avec Finance, les Technical Capability Leads et les responsables de domaine.
• Interaction régulière avec les stakeholders exécutifs pour le reporting et les décisions.

1. 5 à 8 ans d’expérience en IT portfolio management, PMO, IT governance, IT finance ou business control dans une grande organisation ou organisation multi-entités

2. Bonne compréhension des pratiques de portfolio, programme et project management et des structures de coûts IT (run/change, capex/opex)

3. Expérience de contribution à un cycle budgétaire IT annuel, incluant forecasting, budget actualisation et capacity planning

4. Maîtrise des outils : Excel, PowerPoint, Planview, Clarity, ServiceNow SPM, Power BI

5. Profil structuré, rigoureux et fiable ; tient ses engagements et assure le suivi sans relance

6. À l’aise pour challenger des senior stakeholders sur la qualité de l’information de manière constructive

7. Communication écrite et orale claire ; capable de transformer des informations complexes en supports de décision concis

8. Capable de travailler de manière autonome et de reprendre rapidement un processus existant

9. Anglais courant

10. Bonne connaissance d’au moins une langue locale : néerlandais ou français

11. Master ou expérience équivalente

12. Certification PMO, portfolio management (MoP, P3O) ou PMP/PRINCE2 appréciée